スマホでFAX

インターネットFAXのデメリット

既存の固定FAX機のデメリット

なにかとトラブルが付きものだった固定のFAX機。

特に「外出先からでは確認することができない」という、時間と場所の制限が最大の問題点でした。

また、紙1枚なので、紛失のリスクも無視できなかったでしょう。

送信側は「送った」と言うものの、受信側は「受け取っていない」と言い張る。

送信内容の重要性によっては、大きなトラブルになることもありました。

このデメリットを解消したのがインターネットFAX

このような既存の固定FAXの問題点を解消したのが、インターネットFAXだったのです。

インターネット環境さえあれば、いつでも、どこでもFAXが確認できますので、タイムリーな対応が可能になります。

その上、そのすべてをeメールで送受信するので、決定的な証拠が残ります。

「送った」「受け取っていない」の不毛な論争の必要もなくなったのです。

インターネットFAXのデメリット

このようなメリットが多くあり、多数の法人および個人に愛用されているインターネットFAXですが、まったくデメリットがないわけではありません。

具体的には、以下のようなデメリット・リスクが存在しています。

インターネット環境が必須

メールの見落としリスク

誤送信リスク

送ったことで安心してしまうリスク

紙で受信したFAXに返送する場合はスキャンしてPDFにする必要がある

FAX送信に時間がかかる場合がある

インターネット環境が必須

インターネットFAXは固定のFAX機とは異なり、電話回線を使用していません。

サービス名の通り、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うため、インターネット環境がない場所ではすべてのサービスが利用できなくなります。

特にスマホで送受信をする場合は注意が必要です。

都市部であればまず問題ありませんが、海や山のレジャーに行った際は、今でも圏外になることがあります。

電波が届かない場所では、メールの送受信が行えないので、必然的にインターネットFAXも使えなくなります。

時間や場所の制約がなく、いつでもどこでもファックスを使えることがインターネットFAXのメリットですが、場所によっては利用できないケースがあることを理解しておく必要があります。

メールの見落としリスク

ビジネスでは毎日、数百通のメールをチェックすることも決して珍しくないでしょう。

それだけの量のメールを処理することになれば、見落としが発生しても不思議ではありません。

インターネットFAXの受信はすべてeメールで行うので、その中に紛れてしまい、大事なFAXをチェックし忘れていまう・・・という恐れがあるのです。

また、ごく稀にインターネットFAXの通知メールが、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている場合もあります。

そのために重要なFAXを見落としてしまうリスクがあるので、全てのファイルを確認しておく習慣を付けた方がベターです。

さらに、受信側のメールボックス容量がなくなると、メールを受け取れなくなるという事態も十分に考えられるので、とにかくメールの管理を徹底しなければいけません。

送ったことで安心してしまうリスク

これは固定のFAX機でも同じですが、相手にきちんと届いたのか確認できないというデメリットがあります。

固定のFAX機の場合は、念の為、電話をして受信を確認してもらっていた人も多かったと思いますが、インターネットFAXはメールの送信ボタンを押すだけで、ほぼ間違いなくFAXが送信されるという安心感から、その確認を怠ってしまいがちです。

メールソフトも完全ではありません。なにかの間違いがあるかもしれないのです。

自分ではメールを送ったつもりであっても、届いていなかったという事態は十分に考えられることです。

大事な書類をFAXする場合は、念には念を入れ、相手側に受信の確認した方がよいかもしれません。

誤送信リスク

いくら精度の高いインターネットFAXでも、宛て先の指定を間違えれば、違うところにFAXが届いてしまいます。

メール送信の際の宛先を選ぶ要領でFAXの送信先を指定します。

PCの場合、数回のクリックだけ、スマホやタブレットの場合は数回のタップだけで送り先が選べてしまいますが、その手軽さゆえに間違いがおこりやすいのです。

重要な書類を誤送信すると大きなトラブルになる可能性があります。

インターネットFAXを使う場合は、しっかりと宛て先を確認しなければいけないでしょう。

紙で受信したFAXに返送する場合はスキャンしてPDFにする必要がある

紙で受信したFAXをそのままインターネットFAXで返信することはできません。

もし紙のFAXをインターネットFAXで返信するのであれば、一度スキャンして、PDF化して、それをインターネットFAXで送り返す必要があります。

スキャンの上、PDF化するという手間がかかってしまうのは、やや面倒だと思います。

FAX送信に時間がかかる

FAXを送信してから、その送信を知らせるメールを受信するまで、時間がかかる場合があります。

送信データの容量や通信環境にもよりますが、送信通知が10分以上かかるケースもあるようです。

それでもインターネットFAXのメリットが上回る

 

このように、インターネットFAXにはいくつかのデメリットが存在していますが、どれも致命的な欠陥ではありません。

使う人のスキルや注意によって回避できるような問題ばかりです。

それよりも、このデメリットを再確認することによって、むしろインターネットFAXの優位性が浮き彫りになったとさえ言えるような気がします。

インターネットFAXを使う上での問題は殆どないと言えます。

心配することなく、既存の固定FAX機から、インターネットFAXに乗り換えてみてください。

efaxなら30日間完全無料で使えます。

efaxは使い方も解約も簡単なので、まずはトライアルとしてお試ししてみてはいかがでしょうか。

士業とインターネットFAXの相性は抜群!

弁護士

弁護士業界ではインターネットFAXが多く使われています

弁護士業界は旧態依然とした業界の筆頭とも言えます。

業界のトップに君臨するのは、60代以上の重鎮です。当然、メールなど使えるわけもありませんので、基本的には未だに紙を使います。

業務的にも書類が必須なので、電子データではなく、紙を扱うことが多いのが法律関係のお仕事だと言えるでしょう。

法人の機密情報や個人情報を扱うことも多く、非常にセンシティブな内容を扱うことになります。

また、前述の通り、高齢の方が活躍する業界なので、通信手段は今でもFAXが使われています。

一方で、法律業界の仕事は、裁判やクライアントとの打ち合わせなどで外出も多く、事務所にいないことが多い特徴があります。

そのため、各種の要請にタイムリーな対応がしにくい状況が発生しているというのが現実です。

それでも、携帯電話やメールを使うことで外出先でも仕事がしやすくなってきてはいます。

特に、若手の法曹家を中心にインターネットの活用で法律業務をスリム化しようとの動きがあるようです。

とりわけ、弁護士業界は、司法試験の改正の結果、弁護士が増えすぎてしまい、仕事に有りつけない有資格者がゴロゴロいるようです。

中には、個人事業主レベルで弁護士をやっている若手もいるようです。

そのような弁護士は、旧態依然とした仕事のやり方ではなく、業務効率を意識して、無駄なく業務を消化するように行動していると聞きます。

今までの法曹界は、外出中に事務所に届いたファックスは、帰社してから処理していたか、若しくは事務所のスタッフにメールで転送してもらっていました。

しかし、そんなことをしていては、仕事が獲得できなくなっています。そのくらい、法律家の仕事は激戦なのです。

そこで導入されたのが、インターネットFAXです。

インターネットFAXなら、相手先から送られたFAXがすぐに手元のスマホで受け取れます。届いたファックスにすぐ対応できますので、クライアントの評判も上がること間違いなしです。

さらに、送られてきたファックスは適切に保存しておくことができるので、すぐに参照できるようになります。

ファックスを受信する度に、FAXをドロップボックスやGoogleDriveなどのクラウドストレージにアップしておけば、いつでも参照や再利用が可能になるので、業務効率が段違いに向上するのです。

クライアント毎や法的カテゴリ毎などに分けておけば、クラウドストレージ上にいつでも必要な情報がファイリングされている状態になりますので、大変便利です。

ペーパーレスにより、たくさんの書類のファイリングに悩まされることもなくなりますし、他のスタッフとの情報共有も容易になります。

外出中でもクライアントの打ち合わせ中でも裁判中でもインターネットFAXなら、メールと同じ感覚でどこでも送受信ができるのです。

司法書士・行政書士でもインターネットFAXが活躍

司法書士

法曹家同様、司法書士や行政書士の中でもインターネットFAXは普及しています。

司法書士や行政書士も書類と格闘する業種ですので、必然的に情報のやり取りはFAXになることが多いのです。

面倒くさいと思っても、同業者やクライアントがFAXを使っているので、仕方なくFAXを使わざるを得ないというのが実情なのです。

そこで重宝されているのが、インターネットFAXです。

インターネットFAXがあれば、時間も場所も制約されません。自由に働くことができますので、司法書士や行政書士はより本業に注力できるようになります。

これまでのようにオフィスを構える必要がなくなる時代になるかもしれません。

公認会計士・税理士にもインターネットFAXは有用

会計士

インターネットFAX普及の波は、公認会計士や税理士にも及んでいます。

会計の分野は、人工知能の普及で淘汰される仕事が多いと言われているので、会計士や税理士は戦々恐々としています。

というのも、もう既に価格競争が始まっており、顧客の取り合いが凄まじいのです。

既存クライアントを取られないためには、サービスの質を向上させる必要があります。

それには、どんなときにもスピーディーに対応することが第一。そうやって顧客満足度を上げていくしかないのです。

顧客からの信頼を得るのは、インターネットFAXの導入が必須。

今では、会計士・税理士の多くが、インターネットFAXのユーザーになっているのです。

マスコミ業界でも活用されるインターネットFAX

マスコミ

テレビ局でインターネットFAXが活躍

これまで番組内での視聴者とのやり取りはファックスでが多かったのです。

しかし、インターネットが普及してからは、メールやツイッターでの投稿を受け付ける番組が増えてきました。よく画面の下にツイッターを表示させている番組があると思いますが、あれですね。

しかし、簡単につぶやけるツイッターはイタズラの投稿が多く、制作現場を混乱させることも多いのです。そのため、今ではファックスでの投稿受付に回帰する傾向にあります。

とはいえ、テレビ局では番組ごとにファックス番号とファックス機を用意する必要があるので、費用も大変ですし、 インク代や紙代もバカになりません。視聴率低下に悩むテレビ局はコスト削減が大命題なので、ファックスに使える経費はないのが現実です。

インターネットFAXでコスト削減

そこで採用したのが、インターネットFAXです。

インターネットFAXならEメールやSNSと同じPC上でファックスを受け付けることができるので、現場担当者の業務量も減らすことができます。電話回線やFAX機を用意する必要もありません。場合によっては、スマホでの簡単にFAXを受信できますので、生放送で撮影現場にいても視聴者の生の声をタイムリーに把握することができるようになります。

さらにテレビでファックス番号を出してしまうと、いたずらのFAXが大量に送られてきます。また、プレスリリースやFAXDMに悩まされることも多いです。

とにかく、読みたくもないFAXが大量に送られてくるので、その分別だけでも膨大な作業とコストになるのです。

しかし、インターネットFAXなら、ペーパーレスなので、本当に必要なものだけを印刷すればよく、無駄な印刷を防止できます。

アナログだと思っていたFAXもIT化することでかなり効率化できました。投稿を受け付ける担当者も仕事がしやすくなったと喜んでいます。

ラジオ局でもインターネットFAX

ラジオ局

インターネット経由のメールやSNSなどが増えたものの、ラジオ番組では今でもハガキやFAXで投稿やリクエストを受け付けることが多いですね。それがラジオのよさと言えるかもしれません。

特にタレントやアーチストに読んでもらえる番組では、メールやSNSより手書きのよさが伝わるファックスが圧倒的に多くなります。投稿者も自分の気持ちのこもった手書きの字を読んでもらいたいんですね。

特にファックスは、当日でも受け付けられるので、リスナーには好評です。人気のアーチストが出演した時のファックスの量は膨大になるので、正直、紙の受信だと整理も大変だし、なにより紙やインク代がバカになりません。

そこでインターネットFAXを導入することにしました。

インターネットFAXなら、ファックスはメールにPDF形式で添付されるため、これをデジタルデータとしてまとめて管理することができます。PDFをPC画面で読み、番組で使うものだけを抽出し、プリントアウトすれば非常に効率がよく、コストが削減できます。

さらに管理が容易になることで、番組の進行がスムーズになります。ラジオ局は広告収入が低下し、経営が厳しいので、このような事務コストを削減できるのは朗報です。

もうインターネットFAXは欠かせなツールになっています。

インターネットFAXは芸能事務所にも有用

芸能

芸能業界では営業先とのやり取り、マスコミとのスケジュール調整などにファックスが多く使われています。電話では「言った、言わない」の議論になるので、どうしても文字にしておく文化があるのです。

また、芸能人はファックスでの結婚発表なども多く、今でもFAXがコミュニケーションツールとして重宝されています。とはいえ、メールやLINEでの連絡が増えてきています。

しかし、それは比較的若い人同士の連絡の場合です。地方の営業先とのやり取りに使われることも多いですし、芸能関係者は高齢の方も多いので、まだFAXが信頼させているのです。

そんな背景の中、マネージャーはタレントと外出していることも多いので、外出先でファックスを確認することができません。そんなときは電話がかかってくるのですが、撮影中な電話に出られませんので、どうしてもコミュニケーションが遅くなってしまうのです。

例えば、クライアントから、翌日のスケジュールをファックスで送るので確認してくださいとの電話が入ることがあります。そんなときは、ファックスは事務所宛に送ってもらい、事務所のスタッフに電話をして、FAXの内容を確認するのです。まったく不毛な作業です。

しかし、インターネットファックスなら、この作業を割愛できます。インターネットファックスなら、送ってもらったファックスを出先で簡単に確認できます。事務所スタッフにファックスを確認してもらう必要はありません。

アプリを使えば、送られてきたファックスにコメントを付けて返信することも可能です。ファックスの返信のためだけに、もうコンビニに走る必要もありません。

さらに、送受信したファックスをドロップボックスなどのクラウドストレージにアップしておけばいつでも再確認することができます。スケジュールや会場までに地図など、確認したいものも多いので、管理も簡単になります

大量の紙のFAXのファイリングも大変ですが、インターネットFAXならペーパーレスなので管理も簡単で、作業効率が上がります。

スマホでFAXを送受信する方法

スマホ

ビジネスに欠かせないスマホやタブレット端末

最近、ビジネスで欠かせないものは「スマートフォン」や「タブレット」です。電話はもちろん、メールやLINEの確認だけでなく、スケジュール管理、地図、経費清算などにもスマホを活用している方も多いのではないかと思います。

このIT化の恩恵で営業マンのスタイルが変化し、スマホやタブレット端末を持参して、外回りをすることが多くなってきています。このスタイルであれば、手元にオフィスがあるイメージですから、仕事も捗るでしょう。

スマホやタブレットをビジネスで使う上での問題点

しかし、それだけでは本当にスマホやタブレットを活用していることにはなりません。モバイル端末を使って、もっと仕事を効率化できる方法があるのです。

もっと仕事を効率化できる方法とはなんでしょうか?

それは、FAXを使うことです。

「急に取引先にFAXを送ることになった」「近くにFAX機がないけど送信しないといけない」という状況になったことのあるビジネスマンは意外と多いのではないのでしょうか。

以前なら、コンビニを探して、そこからFAXをしていたかもしれませんが、今はスマホやタブレットがあるので、そこから簡単にFAXの送受信ができるようになるのです。とても便利な時代になりました。

しかし、スマホでFAXが使えるという事実を知らない方がとても多いのです。

スマホやタブレット端末を使ってメールは確認しているものの、オフィスに届くFAXには無頓着。そんな方が実に多いのが現実なのです。

インターネットFAXとは

このFAX未対応問題は、インターネットFAXを使えば、難なく解決するのですが、そもそも外出先からFAXを確認するという発想がないため、インターネットFAXの知名度は低いままなのです。

スマホやタブレットにファックスが届けばとても便利です。実際、「FAXを外出先でも受信したい」「FAXを受信したいけどスマホやタブレットで対応できないか」というビジネスマンは多いのではないのでしょうか。

モバイル端末でFAXを見られないと、わざわざ近くのコンビニでFAXを受け取るなど、面倒なことが多く、オフィスにいる事務員にも過重な負荷がかかってしまっていました。

このような不便さを解決するための方法が「インターネットFAX」なのです。インターネットFAXは、ネット環境さえあれば、スマホやタブレットからFAXの送受信をすることができます。

アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットで手軽にFAXを送受信できるようになりますので、仕事が大いに捗るようになります。

FAXの受信はメールで行います。紙で送られてきたFAXが自動でPDF化され、使用しているメールに届きますので、それを開くだけです。リアルタイムで相手から送られてきたFAXをスマホで受信することができます。

FAXの送信方法はシンプルで、普段使用しているメールを使って、相手に画像を添付し送信するだけです。これで相手には紙のFAXとして届きます。

営業でオフィスにいる時間が少ない方や出張の多い方は、FAX機能を追加して、今以上にスマホを有効活用してみてはいかがでしょうか。

スマホで撮影した画像をそのままメールで送れば、相手に紙のFAXとして送信することができますので、スマホをスキャナとして活用することができます。

また、スマホの電話帳から番号を選択して、そのまま送信することができるので、忙しい状況でも簡単にFAX送信できる仕組みとなっています。

FAXを多く利用するビジネスマンは、スマホでFAXを受信されるように設定している方も増えているので、是非チェックしてみましょう。

とにかく、スマホとインターネットFAX(アプリ)さえあれば、どこにいてもFAXの送受信ができるのです。

スマホをFAXにする方法

インターネットFAXのスマホアプリがあるのご存知でしょうか。

そもそもインターネットFAXをご存知ない方もいるかもしれませんので、改めて説明します。

インターネットFAXとは、電話回線ではなく、インターネット回線とメール機能を使い、送受信するFAXサービスのこと。

受信するFAXは、PDF化され、メールに届きます。送信はメールに返信すれば、それが相手には紙で届くのです。

このインターネットFAXがスマホアプリで使えるようになっているのです。インターネットFAXのスマホアプリなら、あっという間に、ファックスの送受信ができます。

FAXの受信は普段使用しているメールに届きますので、メールのチェックさえしておけば、見逃すことはありません。当然、そのまま送信もできるので、外出先で近くにFAXがない場合、とても便利です。本当に簡単で、とても早く対応できるので、効率的な仕事が実現できます。

スマホで写真もFAX送信できます

スマホ写真

もちろん、書類を写真に撮ってそのままFAXすることもできます。これはスマホの特性を最大限に活かしたFAX送信方法だと思います。

最近のスマホに搭載されているカメラ機能はかなり高機能なので、十分FAXに耐えるだけの画素数があります。いつも持ち歩いているスマホのカメラ機能を使用して、写真を撮ってFAX送信すれば、相手は高画質のFAXを受信することができます。

写真を取り、メールに添付し、送信ボタンを押すだけ。本当に簡単に対応できてしまいます。

この機能、特に仕事で外回りの営業をしている方などにはとても便利で有用だと思います。

顧客からの急な依頼で、見積もりや仕様書などを至急送ってくれと言われた時の対応。また、上司からのいきなりの書類確認指示などでも対応することが可能になります。

今までは、同僚に電話をして、社内のパソコン内からデータを探してもらったり、コンビニを探して、そこからFAXを送ったりと面倒なことばかりでした。

しかし、インターネットFAXをスマホアプリで使えば、あっという間にFAX対応ができてしまうのです。これなら、顧客や社内からの評価も上がるでしょう。

スマホ+インターネットFAXで移動時間の有効活用

移動時間にFAX
インターネットFAXのスマホアプリなら、時間の節約が可能になります。

今までは帰社してから、届いたFAXを確認し、そこから返信の対応をしていたと思いますが、インターネットFAXのスマホアプリがあれば、電車やタクシーの移動中にFAXの返信処理ができてしまいます。

今までボーッとしていた時間をFAX返信業務に充てられるのです。

移動時間が有効活用できるので、帰社してからの仕事のはかどり方が違います。時間のロスが減りますので、もう、無駄な残業などしなくてもよくなるのです。

インターネットFAXのスマホアプリがあれば、仕事の概念を一変できるかもしれません。

iphoneでもアンドロイドでも対応できますので、一度お試しいただいてはいかがでしょうか。

スマホで使えるインターネットFAXアプリ

ビジネススマホ

スマホでFAXの送受信ができるアプリはいくつかありますが、評判のよい人気のサービスは、やはり「eFAX」ではないかと思います。インターネットFAXといえば、「eFAX」と称されるくらいの人気NO1のサービスです。

もちろん、スマホでの操作も簡単。

アプリをダウンロードして、あとは感覚的に操作するだけで、あっという間にFAXの送受信ができてしまいます。他のインターネットFAXサービスのように、わざわざサービス用のWEBサイトにログインする必要がないため、作業は単純明快です。

すべての操作がアプリで完結しますので、簡単に送信と受信ができます。

おすすめのインターネットFAX

スマホでインターネットFAXを使うなら条件充実の「efax」

スマホのインターネットFAXで最も条件が充実しているのは「eFax」です。

efaxの利用方法は、とても簡単です。基本的には普段お使いのインストールされているメールソフト(GmailやOutlookなど)を使います。

FAX番号を指定し、次に送るべきファイルを添付します。添付ファイルにはPDFファイルやワード(doc)、エクセル(xls)などで作った原稿を指定してメールを送信すると、それが相手側では従来のFAXのように紙で出力されるというものです。

受信方法は、eFaxのアプリに受信用のメールアドレスを登録するだけ。あとはFAXが届いた瞬間、FAX着信をそのメールに通知してくれます。

FAXの確認方法は、メールに添付されているPDFファイルを開き、それを読むだけです。相手の方がefaxを利用している必要性はありません。

通常の紙のFAXが、途中でPDFに変換され、メール転送されて送信されてくるだけなので、特別な操作や契約は一切不要です。

特別なFAX番号の取得も不要です。eFAXを契約するだけで、全国の主要都市の市外局番を利用するFAX番号を付与されます。

当然、電話回線の追加や工事費用は不要です。

インターネットでの簡単な申し込みだけで、その日からeFAXが使えるようになるのです。

また、30日間は無料で利用できる点も魅力のひとつです。まずはトライアルで申し込み、無料でインターネットFAXの送受信を体験することができます。その期間は無料ですべてのサービスが使用可能なので、使いやすさや利便性を無料で体感することができます。

解約も電話一本で簡単にできますので、まずは無料トライアルで使用感を確認した上で、正式契約することが可能です。

便利な無料アプリ

efaxは無料のアプリがありますので、他のインターネットFAXサービスのように、わざわざサービスサイトにログインして作業をする必要がありません。

アプリにタッチするだけで簡単にFAXの送受信が行えます。

また、FAX番号も他のインターネットFAXのように「050」で始まる番号ではなく、全国の主要都市の市外局番を利用することが可能なので、とても自然にFAX環境が整備できます。

30日間無料トライアルがある上に、解約も電話一本で簡単にできるので、使い始めるリスクはありません。まずは使い心地を確認してから、有料契約に移行することが可能です。

efax

届いたFAXは一覧で表示。必要なときにすぐFaxを閲覧できます。送付状を簡単に作成。1度のタップで送付状のオン/オフも簡単に設定できます。

受け取ったFaxをEメールでもFAXでも転送ができます。文書を写真にとって、そのままFax送信も可能です。

具体的な説明は、この動画で↓↓↓↓


詳細は動画でご確認ください。 (音声にご注意ください)

 

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インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【48才/男性/運送会社経営】

長年使ってきたファックス機が壊れてしまったので新しいファックスを家電量販店で買うことにしました。しかし、社員からはもうファックスは必要ないとの指摘があり、どうせならインターネットファックスがいいとの提案がありました。確かにファックスは時々使用することもあるので完全に無くすことはできません。そこでコストも削減できるインターネットファックスを契約することにしました。無駄な紙が必要なくなるという点(ペーパーレス)に惹かれて導入をしましたが、無駄なコピー用紙がいらなくなったので、コスト面で実利がありました。インターネットファックスは性能とコスト面でとても有用だと感じました。スマホアプリも直感的で使いやすいですね。
■価格(90%) 
■機能(90%) 
■満足度(90%)