インターネットFAX導入

インターネットファックスをフリーランスや個人事業主が活用する方法

soho

フリーランスや個人事業主が抱える問題とは

最近は、企業という組織に属さず、個人の肩書で働く人が増えています。

ここで言う個人とは、SOHOのようなスタイルで働く人。言い換えると小さなオフィスで働くようなイメージです。

わかりやすく言えば、「ノマドワーカー」「在宅ワーク」のようなビジネススタイルです。

また、フリーランスで働く個人事業主の方もこの範疇に含まれると思います。

さらに、最近ではサラリーマンの「副業」が注目されています。

組織に属さない場合のFAX問題

SOHOのようなシェアオフィスで働く場合、困るのがFAXです。

送信はSOHOに設置してあるFAX機を使えばいいのですが、受信の場合、必ず自分が受け取れるとは限りません。

シェアオフィスの誰か他社の人に内容を読まれてしまう可能性があるのです。

ノマドワーカーと呼ばれるスタイルの場合も大変です。

普段はスターバックスなどのカフェで仕事をしているので、FAXの送受信ができません。

顧客から「FAX送ったけど見てくれました?」と言われても、外出先ではFAXの確認ができません。

一度、自宅に戻り、FAXを確認するしかありません。

当然、タイムリーな反応はできなくなります。

組織に縛られず、個人の機動性をウリにしているはずなのに、顧客からのFAXをタイムリーに確認できないのです。

これでは顧客からの信頼を失ってしまうかもしれません。

このように、組織に属さず、個人で働く人の場合、どうしてもFAXの処理という問題に行き着いてしまうのです。

おすすめなのが「インターネットFAX」

そこで注目されているのが、インターネットFAXです。

インターネットFAXを個人で利用する場合、大きく4つのポイントがあります。

実際に活用することをイメージして導入を検討してみましょう。

インターネットFAXは省スペース

レンタルオフィス

自宅や小さなレンタルスペース、共有スペース(SOHO)をオフィスにしている場合、FAX複合機を設置することは現実的ではありません。

FAX複合機は、それなりの大きさになるばかりでなく、コピー用紙やインク・トナーの在庫を置いておく場所も必要になります。

都心のオフィスは、机1つを置くくらいの極小スペースでも数十万円もします。

その単価の高いスペースにFAX複合機を置くとなれば、その場所代だけで、毎月数万円を払うことになります。

ただFAXを設置するだけで、数万円のコストがかかるなんて、さすがにもったいなですよね。

その分を別の支払に充当した方が合理的です。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、PCやスマホ、タブレットがあるだけで場所は取らずにスペースを有効活用できます。

オフィスを有効活用できますので、スペース的にも、コスト面でもかなりお得になるのです。

インターネットFAXでコストカット

前述の通り、FAXを設置すると、場所代がかかります。

これは見過ごされがちですが、かなりの無駄になります。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、ファックス機代はもちろん、メンテナンス費用、紙代、インク・トナー代が掛かりません。

それらを在庫しておくスペースも有効活用できます。

そして、高性能な複合機をリースする場合のコストは高額になりますし、定期的なメンテンナス費用がかかり、紙詰まりなどがあれば、単発の修理代も発生します。

高額なリース代に、これらのコストが加算されるので、実は複合機は金食い虫なのです。

インターネットFAXなら、このような無駄なコストが掛からないので、小資本で事業を開始された方やベンチャー経営者にもおススメです。

毎月、千円程度でFAXの送受信ができます。

その他に必要となる費用は一切ありません。

既存のFAXとインターネットFAXでは、どちらがお財布に優しいか。

考えるまでもないのです。

インターネットFAXならデータ管理が容易に

データ管理

個人または小規模で事業展開をされる場合、情報管理をどう行うべきかが課題となることがあります。

最近は個人情報の保護に対する要求が高度化しています。

それは個人事業主やベンチャー企業であっても同様です。

規模が小さいからといって例外扱いされるわけではないのです。

もし、個人情報が漏洩してしまった場合、相当の賠償を求められることになります。

大企業であれば、なんとかなるかもしれませんが、個人事業主や中小・ベンチャー企業であれば、一発で倒産かもしれません。

それほど情報の管理はセンシティブなのです。

これまでの紙のFAXであれば、管理が煩雑であり、情報漏えいのリスクがつきまとっていましたが、インターネットFAXであれば、メールで送受信されるので、データ管理はもちろんセキュリティ管理も容易になります。

紙を紛失してしまうリスクは皆無になりますので、業務効率があがり、顧客満足度も向上させることができるのです。

煩雑だった作業が改善され、仕事がシンプルになれば、従業員は間違いのプレッシャーから開放されます。

それにより、残業は減るので、従業員は喜ぶでしょう。

また、経営側も無駄な人件費がカットできるので、悪い話しではありません。

インターネットFAXの導入による業務効率化は、いいことずくめなのです。

インターネットFAXなら外出時も確認できる

スマホでFAX確認

個人で事業展開されている場合、普段はオフィスにいないということがあると思います。

オフィスに電話番の人員を置くわけにもいきませんので、事務所に届くFAXはタイムリーに確認できません。

営業先から直帰しようと思っていたところに顧客から「FAX送ったので至急確認の上、返信してくれ」との電話が・・・

仕方ないので、一度オフィスに戻り、FAXを確認なんてことも現実にあるのではないかと思います。

しかし、インターネットFAXは、ネット環境が整っていれば、いつでもどこでもFAXを送受信が可能なので、すばやく内容を確認することができます。

届いたFAXにスマホから返信することもできるのです。

オフィスにいなくても、まるでオフィスにいるかのようにFAXの送受信ができるのです。

インターネットFAXなら、FAXでの連絡にタイムリーに反応できるので、顧客の信頼を獲得でき、業績が向上します。

おすすめのインターネットFAX

インターネットFAXにも、いくつかのサービスがありますが、一番人気なのは、やはり「eFax」です。

価格とサービス内容を比較した場合、最もコスパがいいのが「eFax」でしょう。

たまにしか使わないFAXにコストをかけるのは勿体無いので、なるべく安いサービスを選びたいですよね。

それなら「eFax」がおすすめです。

30日間の無料トライアルがあるので、まずは使ってみて、気に入らなければ簡単に解約することもできます。

まったくリスクなく、インターネットFAXを体験できるので、まずは気軽に登録してみてはいかがでしょうか。

FAX番号をわけるべき理由

家庭用FAX

FAX番号と電話番号が同じ

比較的小さい店舗などの場合、電話番号とFAX番号が同じというケースがあります。

これは決して不自然なことではなく、当たり前に見られる事象です。

個人経営の店舗の場合、なるべくコストを削減したいとの思いから、FAX番号と電話番号を一緒にしていることが多いのです。

家庭でもFAX番号と電話番号を共用している

家庭用の場合、ほとんどが電話番号とFAX番号は同じで、それぞれを共用しています。

例えば、FAXした場合、プルルルルルという呼び出し音の後に「ピー」という音がしたら、それは電話番号とfax番号が同じというケースです。

Faxを送っているのに、たまに「はい、もしもし」などという声が聞こえる時があります。

送っている側は大変驚きますが、これも電話番号とFAX番号が同じ場合に起きる現象です。

相手は電話なのか、FAXなのかの判断が付かず、思わず電話だと思って受話器を上げてしまったのです。

FAX番号と電話番号を同じにしている場合、このような問題が発生するのです。

一般家庭であれば、あまり実害はないでしょうし、仕方ないかもしれませんが、店舗の場合、お店のイメージや信頼に関わってくるので、FAX問題はしっかり解決しておかなければいけないでしょう。

FAX番号と電話番号は分けるべきか

電話番号とFAX番号を分ける場合、2回線の申し込みが必要になりますが、小さな店舗などの場合、これは結構な負担になります。

FAX専用回線として、もう1回線を借り、合計で2回線にすると、それだけで月額3000円程度の料金負担が発生します。

年間で数万円になってしまうので、意外に大きな出費になります。

ほとんどの連絡はメールで済むものの、ごく稀にFAXでの連絡があるから、仕方なくFAXを設置しているという場合、そのためにFAX専用回線を用意するのは、ちょっと勿体無い気がします。

家庭でもFAX番号を分けるべきか

それは家庭の場合でもそうでしょう。店舗経営を含む、ビジネスシーンであれば、イメージ向上や信頼獲得のためにFAX専用回線を用意するという選択もあり得ますが、家庭でわざわざFAX専用回線を用意するのは、さすがに無駄なような気がします。

そこで、1つの回線で電話とFAXを共有するという考え方になるのです。

【参考】一般家庭におけるFAXを取り巻く環境

場合によっては、その都度、電話とFAXを手動で切り替えなければいけない手間が発生しますが、それでも大して使わないFAXのために、毎月何千円ものコストがかかるのはさすがに馬鹿らしいとの判断になるでしょう。

そこで、多少の手間が発生しても、 1つの回線を使うという判断に至るのです。

インターネットFAXという選択肢

このように、FAX番号と電話番号を同じにすることで、問題や手間が発生してしまいます。

特に店舗の場合は、電話番号とFAX番号を分けた方がイメージはよくなるので、ある程度の出費はやむを得ないとの結論になるでしょう。

そこでおすすめしたいのが「インターネットFAX」です。

インターネットFAXとは

わかりやすく言えば、電話回線ではなく、インターネット経由でFAXの送受信をするサービスで、すべてのFAXがEメールに送られてくるのです。

今まで紙で受け取っていた内容がPDF化され、指定したEメールアドレスに添付ファイルとして送られてくるので、いつも通りメールを見て、添付ファイルを開けばいいだけ。

特別なメールを用意する必要はなく、いつものメールで大丈夫です。

もちろん、PC、スマホ、タブレットなど、端末の制限もありません。

とにかく、インターネットに繋がっていて、メールが確認できる環境があればFAXの送受信ができてしまうのです。

当然、送り先側は今まで通り、紙で送信していますが、それが途中のサーバー内でPDFに変換され、Eメールで見られるようになるスグレモノなのです!!

相手がインターネットFAXに加入しているかどうかは関係なく、相手はこれまでとなんら変わらない固定のFAX機でOKなのです。

もちろん、送信も可能です。

送りたい相手のFAX番号を入力し、原稿をメールに添付して、メールの送信ボタンを押すだけです。

これだけで相手には紙のFAXが届くのです。

原稿は、Word、Excel、PDFなど、ほとんどのファイルに対応しています。

つまり、メールが使えれば、それだけでFAXの送受信ができてしまう。

それがインターネットFAXなのです。

インターネットFAXの活用で電話番号を分ける

インターネットFAXがあれば、低価格で電話とFAXを別々に使うことができます。

電話番号は今のままにしておき、新たにインターネットFAXを契約するだけでいいのです。

インターネットFAXは、新規のFAX番号が割り当てられるので、電話番号とFAX番号を個別に持つことになります。

インターネットFAXは、いろいろな会社のサービスがあります。

中には、FAX番号が無条件で「050」になってしまうサービスもありますが、電話番号と同じ市外局番を選べるサービスもあります。

これなら、電話番号と同じ市外局番を使えるので、不自然な感じはしないでしょう。

まさか、インターネットFAXを使っているとは誰も思わないわけです。

インターネットFAXならコストも削減できる

さらに、一定数の送受信が無料のサービスもあるので、通信料を大幅に節約できるのです。

もし大量のFAXを送受信しているのであれば、絶対にインターネットFAXの方が安くなるでしょう。

もちろん、固定のFAX機は不要なので、インク代や紙代も節約することができます。

このように、インターネットFAXなら、コスト面でも大きなメリットがあるのです。

FAXのためにもう1回線用意するのであれば、インターネットFAXという選択肢が現実的でしょう。

続きはココから↓↓↓↓↓

インターネットFAXなら「通信料」と「紙」が削減できます

世界でインターネットFAX

インターネットFAXで顧客満足度向上

医薬品系商社として多くの薬を取り扱っている業界中堅クラスのT社。

知名度は業界トップクラスでオフィスも大変おしゃれな雰囲気です。

会社支給のパソコンや携帯、タブレットの使用は増えてきているものの、既存取引先のやりとり、特に商品の受発注や見積書に関しては依然FAXがメインという状況が続いていました。

新規で取引が始まる企業は、与信の関係で商業登記のコピー提出が必須です。

原本郵送をルール化していますが、時間と手間がかからないFAXで送られる方が圧倒的に多いというのが現実。

メールでやり取りするなどの方法もありますが、医薬品業界は古い文化が根強く残っています。昔からFAXでのやり取りが多く相手がまだ使っているからと合わせるケースが多いです。

そこで今では、インターネットFAXを使っています。

これならIT機器を活用しながら、FAXを使えて一石二鳥です。取引先にも迷惑がかからず、八方丸く収まります。

インターネットFAXの導入にで、より確実に、より早く、顧客とのコミュニケーションが可能になりました。

海外にいてもFAXの送受信ができます

インターネットFaxを導入したことで、業務の無駄が省け、仕事のスピードが格段に向上したというのは、食品輸入代理店を営んでいるTさん。

大手レストランチェーンの店舗に食材を納品することも多いので、受注は大量になります。

また、時間を選ばず、五月雨式に注文が入るので、今でも処理漏れが少ないFAXで注文を受けることがほとんどです。

しかし、Tさんが海外仕入れのため、日本を留守にすることも多く、納品漏れにはいつも神経を使っていました。

ところがインターネットFaxなら海外にいても、スマートフォンで受注が確認できるので、すぐにスタッフへ指示が出せます。

また、お客様に電話でフォローすることができるため、顧客満足度が向上しました。

インターネットFAXで海外からのFAX送信料が激減

編集プロダクションを経営するSさん。

出版業界は旧弊を引きずっており、メールよりもFAXが珍重されています。

今でも出版社とやり取りするカラー原稿がFAXで送受信されており、通信コストやデータ管理面で課題になっていました。

また、旅行雑誌の場合、海外の取材先から原稿をFAXしなければいけなくなるばかりか、確認のための国際電話が必要になります。

コストや情報アクセスの利便性の低さが問題となっていました。

それを改善するために、インターネットFAXを導入しました。

インターネットFAXなら、いつでもどこでも簡単に高品質なカラー原稿を送受信することができます。

これまで通信コストが課題となっていたFAXの送受信は、インターネットFAX機能を活用し、PCからインターネット経由でドキュメントを送受信する方式に変更しました。

FAXの度にかかっていた通信費が大幅に圧縮され、少コスト化を実現しました。

さらに、PCで文書の送受信を行うことで、管理運用面での問題も解決。業務の効率アップにつながりました。

インターネットFAXの導入で受注確認を正確に行えるようになりました

食品加工

弊社は食品製造業です。主に魚の加工を得意としています。

既存取引先は早く注文を確定させ在庫確保した上で、生産スケジュールを決定したいので、その連絡用のFAXが届いたかどうかの確認電話が頻繁にあります。

しかし、発注受付部署と私が所属する営業部は別の建物にあるため、FAXが届いたかどうかはその場で確認はできません。その都度、受付部署に出向き、FAXを確認しなければいけませんでした。

さらに、外出先だった場合は悲劇です。わざわざ受付部署に電話をして、FAX受信の確認をしなければならず、本当に不便な思いをしていました。

しかし、インターネットFAXを導入してからは、外出中でも手元のスマホで簡単に確認できるため、大変便利です。

また、メーカーへの在庫確認や発注いただいた書類に不備や記載ミスがあっても、その場で修正できるため、発注フローが劇的に改善されました。

弊社も顧客も外注先もみんな満足しています。

インターネットFAXで保存書類が激減

オフィス書類

取引先から送くられてきたFAXは、すべてコピーを取って保管することが社内ルールでした。

インターネットFAXはPDFで受け取ることができるので、そのままハードディスクに保管ができます。

当然、コピーをする手間は不要です。紙で保管することもなくなるのでコストカットにもなりましたし、スペースもいらなくなりました。

PDFデータなので、一括管理やセキュリティ管理もできるので社内体制も強化されました。

総務部としては大変嬉しいサービスです。

インターネットファックスの業界別導入事例

証券会社窓口

某中堅証券株式会社

インターネットFAXの導入をキッカケに、お客様とのコミュニケーションがスムーズになった上に、内勤スタッフの業務量が軽減されました。

こう語ってくれるのは、ネット証券の分野にいち早く参入し、業績を拡大させた某証券株式会社です。

最近の証券業界は、ネットによる顧客とのリレーション機会が増えてきました。

ネットの活用により業務は効率化されつつあるも、顧客の中心はまだまだ高齢者なので、オフラインのコミュニケーションもまだ多く残っているというのが現状でした。

顧客とのやりとりでは、まだFAXが活躍中でした。

特に、新規の口座開設の場合は、運転免許書などの本人確認書類の提出が必要になります。

郵送やデータ化してのメール送信などの方法はあるものの、比較的高齢の方は自宅からのFAXを使うケースが多いのです。

このような顧客に対応するには、インターネットFAXの導入が一番なのです。

安価で商品ごとにFAX番号を持つことができます

弊社は通販会社の倉庫業務を請け負っています。

非常に多くの商品を取り扱っており、電話、インターネットなど、申込みの方法はすべて異なります。

これだけでも相当煩雑な作業です。

その上、一番多い注文方法はFAXで、これが非常に厄介でした。

人気のある商品だと、発注書が1日に数千件届くこともありますので、その管理だけで現場はパニック状態です。

頻繁に受注漏れが発生し、クライアントからは日常的にクレームがありました。

従業員はそのストレスに耐えかね、どんどん辞めていってしまいました。

インターネットFAXを導入

そこで、導入したのがインターネットFAXです。

今までは1つのFAX番号ですべての発注書を受信していたのですが、インターネットFAXを導入してからは複数番号を持てるので、商品でFAX番号を分けて管理するようにしました。

発注漏れやメーカーへの在庫確認もスムーズになり、無駄な時間やコストが省けて非常に気に入っています。

インターネットFAXの導入により、顧客のクレームが激減しました。

もう紙のFAXには戻れませんね。

在宅ワークでインターネットFAXを利用中

インターネットFAXの導入で、毎月のランニングコストが格安になったのは、フリーランスとして在宅ワークでライターの仕事をしているBさん。

これまで出版社との原稿の受け渡しは、慣例だったFAXを使っていました。

他にFAXを使う機会はありませんでした。

また、取引先からの電話はほとんど携帯電話にかかってくるので、家の固定電話はほとんどFAX専用機になっていました。

そこで、コスト削減を目的にインターネットFaxを導入。それを機に固定電話はやめ、電話は携帯、FAXはインターネットFAXと別々で使うことにしました。

月々3000円くらいだった固定電話の基本料金がかなりお得になりました。

さらに、コピー用紙代、インク代といったランニングコストも不要になりました。

結果的に年間で十数万円のコスト削減ができ、その分の費用を子供の教育費として貯金することにしたそうです。

固定のFAXからインターネットFAXに変えることにより、数年間で100万円程度が浮くと考えると、かなり大きいですよね。

参考記事:マスコミ業界におけるインターネットFAXの導入事例

起業間もないスタートアップ企業のインターネットFAX導入事例

ベンチャー起業

起業直後は極力コストを抑制したい

ベンチャー企業を立ち上げ、新たなサービスをリリースしようとしたAさん。提供するサービスに自信があったので意気揚々としていましたが、ふと気づいたのです。

「そういえば、FAXの申し込みをしていない・・・」と。

受注の一部はFAXが受け付ける計画だったので、至急FAXを用意する必要がありました。

まず最初に思いついたのはFAX付きの電話機でした。

しかし、これでは電話とファックスの番号が一緒になってしまいます。

ビジネスをやる上で、電話とFAXの番号は別にするのが常識なので、名刺やホームページでの見え方がちょっとカッコ悪い。いかにも起業したばかりのスタートアップでお金がないため経費を節減していますとうのがバレバレになってしまい、逆に信頼を失いかねません。

次の候補は、FAX専用線を用意し、FAX機能付き複合型プリンタを買うこと。これなら、電話番号とFAX番号を別々に持てますが、コストが一番高くなります。年間で数万円の経費増は確実です。

とはいえ、今更サービスリリース日を変更するわけにもいかず、かといって新たなコストも掛けたくありません。

通信インフラにコストをかけるくらいなら、新サービスの品質向上に投資したいと考えるのは無理のないことです。

インターネットFAXという選択

インターネットFAX導入

いろいろな情報を調べて結果、インターネットFAXが候補に上がってきました。

インターネットFAXとは、電子メールでFAXをやり取りできるサービスです。

インターネット環境とメールソフトさえあれば、いつでもFAXの送受信が可能なのです。

メールソフトはなんでもOK

メールソフトに指定はありません。Outlookでもいいですし、gmailでも大丈夫です。

もちろん、フリーメールでも問題ありません。

とにかく、メールの送受信ができればいいのです。

インターネットFAXの仕組み

こちら側はすべて電子メールで送受信します。

FAXが送られてきた場合、これまでは紙で受信していたものがPDF化されます。

それが、メールに添付ファイルとして付いてくるのです。

送信する場合は、WordやEXCEL、またはPDFファイルなどをメールに添付し、送信ボタンを押すだけ。

それが相手には紙として届きます。

つまり、相手もインターネットFAXを使っていなければならないということはなく、なにも気にせずメールを送る感覚でFAXができるのです。

スマホやタブレットでもインターネットFAXが使える

電子メールが使えるデバイスであれば、当然、インターネットFAXが使えます。

それはPCだけではありません。スマホはもちろん、タブレットでもOKです。

スマホがあれば、外出先でもFAXが確認できるようになるので、わざわざ帰社する必要がなくなります。

直行直帰も可能になり、多様な働き方の一助になることは間違いないでしょう。

インターネットFAXは工事不要

インターネットFAXなら、初期費用もランニングコストも比較的安く済みます。工事の手間もいりません。

Aさんも「コスト」と「時間」と「手間」、この3つが簡便になる点がインターネットFAX導入の決め手になりました。

インターネットFAXにも複数サービスがある

しかし、調べてみると、インターネットFAXを提供している会社は複数あります。

中には、FAX番号が「050」「020」などのIP番号を利用しなくてはいけないサービスもありました。

電話番号は、通常の市外局番なのに、FAX番号だけ、IP番号というのも違和感があります。

もちろん、それでもいいのであれば問題ありませんが、もしFAX番号でも通常の市街局番を使用したいのであれば、eFaxなどの市街局番を選べるサービスを選択するといいでしょう。

eFaxのような市街局番を選べるインターネットFAXサービスなら、「03」「06」などの通常の市外局番から始まる番号を持つことができるので、名刺に印刷しても不信感を持たれることはないでしょう。

もちろん、都市部だけではなく、全国の主要都市の市外局番対応の番号を選べるのでホームページに番号を記載しても問題ありません。

銀行振込での支払いやカード払い対応も選べるので立ち上げたばかりの起業家にはおすすめサービスです。

インターネットFAXにする理由

複合機

FAX複合機の問題点

FAX付き複合機には、多くの種類があります。

大別すると、比較的高額なレーザー方式、それにお手頃な価格のインクジェット方式になりますが、いずれの場合も長く使えるものを選ぶべきでしょう。

特にレーザー方式の場合は、メンテナンスがしやすい機種であることに加えて、長年トナーを入手できることも重要な要素になります。

トナーの販売を中止されてしまうと、複合機そのものの価値がなくなってしまいます。

先日、A4対応の複合機とA3対応の複合機があり、それぞれ購入から13年~8年経っているが、一度も壊れず、トナーカートリッジも入手可能 という事例がありました。

一方で最新の複合機が購入から4年で、いつ壊れるか分からないというパターンも見ました。

同じような複合機でも、メーカーや機種によって、これほどまでに違いが出てくるのです。

インクジェット方式のFAX複合機

一方、インクジェット方式のFAX複合機の場合、WidowsXPでないと使用できず、いつ使えなくなるか分からないという事例もありました。

今後はWidows7の保証期間終了も迫ることから、同様のケースが多発する可能性があります。

最近の複合機はPCとの連動が前提となっているため、OS次第で使用できなくなることがありますので、この点の注意が必要になるのです。

FAX複合機はA4対応の低価格機で十分なので、Amazonを中心にネットで価格をチェックされるのではないでしょうか。

その場合、キャノン製品を中心に、エプソンやブラザーも対象になると思われます。

エプソンは本体価格はもちろんですが、やはりインク代を含む、維持費が安いという点に長所があります。

条件的には最下位モデルで十分だと思いますが、液晶画面が無く操作性が悪そうというネット上の書き込みが目立ちます。

さらに、インクカートリッジが入手できなくなりそうという不安は拭いきれません。

FAX複合機は不要?!

結局のところ、複合機は不要なのではないでしょうか。

モデルチェンジ毎にトナーやインクの生産も終了してしまう。

また、インクジェット方式のFAX複合機は、3年程度で修理対象期間が終わってしまいます。

それ以降は、メーカーが部品を在庫していないので、修理を受け付けてくれなくなるのです。

このように、コスト面だけではなく、業務効率からいっても、固定のFAXは無駄が多いのです。

今後は固定のFAXは不要になる

特にこれからのオフィスにおいて、固定のFAXはいらなくなると思われます。

固定のFAXを持つくらいならいっそ、インターネットFAXの方が便利という声も多いというのが現実です。

過剰なオフィス機器への投資は控え、毎月数千円のコストで済む、インターネットFAXという選択肢がより現実味を増してくると思います。

中には無料で使えるインターネットFAXもあります。

セキュリティ面でも複合機より優れています。送信だけなら、月額費用だけで賄えます。

それなら、複合機よりインターネットFAXの方が優位性があるといっても過言ではないはず。

一斉送信もできるインターネットFAXを導入する企業が増えるのも当然かもしれません。

インターネットFAXなら、機械自体の故障やメンテナンスに悩むこともありませんし、トナーやインクの心配をすることもありません。

無駄なストレスから完全に開放されるのです。

もし今、FAX複合機を使っているのであれば、今後は「安いプリンタ」+「インターネットFAX」の組み合わせが最強になると思われます。

なぜインターネットFAXはビジネスマンに人気なのか?!

スマホで確認

インターネットを活用した新しい働き方

近年のIT技術の進展は目を見張るものがあります。

すべてのビジネス機器がインターネットで繋がり、さらにはモバイル機器の急速な発達により、外出先や自宅などがオフィスになるシーンも多くなっています。

いわゆる「テレワーク」や「ノマドワーカー」と呼ばれる働き方です。

都内のスタバなどに行けば、こうした働き方のビジネスマンが多くいます。

こうした労働環境の変化に伴い、FAXの利用率は減少していると思う方も多いかもしれませんが、実はまったくそんなことはありません。

ビジネスにおけるFAXの利用率は、現在でも98%と意外にも高い数値を残しています。

その証拠に、名刺には必ずと言っていいほどFAX番号が印刷されていますよね。

FAXは未だに取引先や顧客のニーズが確実に存在しており、ビジネスはもちろん実生活から切り離せない存在となっていると言っても間違いではないのです。

一度普及した情報通信インフラは、なかなか廃止できないのです。

FAXもそのひとつで、典型例です。

Eメールに取って代わられ、あまり使われなくなったものの、完全には無くせない。

それがFAXなのです。

インターネットFAXをビジネスで活用する

こうした日本独自の社会ニーズを活かしたサービスとして、ビジネスマンの利用率が急増しているのが「インターネットFAX」です。

インターネットFAXは文字通り、「ネットでFAXが送受信サービス」で、ネット回線を用いるのでネット環境さえあれば「いつでもどこでも」FAXが使えます。

もちろん、インターネットに置き換えるメリットも多くあります。

逆に言えば、既存の電話回線を使うFAXには問題点が多いということです。

具体的には、「外出中でFAXの送受信ができない」「受信したFAXのデータ管理、担当に振り分けることが面倒」「営業のFAXも多く、受信するたびにコストがかかる」「受信したFAXの履歴が確認できない」「送信する際もwordなどで文章を作成し、印刷するなど手間がかかる」などです。

このような問題点を解決してくれるのが、インターネットFAXです。

これまで、テレワークやノマドワーカーの課題のひとつはFAXでした。

オフィスに届くFAXだけは、外で確認できなかったからです。

そのため、どうしてもオフィスで勤務する必要があったのです。

インターネットFAXの具体的なメリット

一方、インターネットFAXを使うことでのメリットは既存のFAXサービスのデメリットを解消しすべてを効率化できる機能を兼ね備えているのです。

■ネット環境さえあれば外出中でもFAXの送受信が可能
■受信したデータはPDFで保存できるのでデータ管理が可能
■インターネットFAXサービスの多くが月額制で無料機能もあるのでコストカットが可能
■基本はメールで送受信するので履歴から検索も容易にできる
■ひな形を管理できるので一度送信したデータからカスタマイズができる

このようにインターネットFAXがあれば、もうオフィスに縛られる必要はなくなり、テレワークやノマドワークが可能になるのです。

働く場所からの開放はとても意味があると思います。

それにインターネットFAXは大きく貢献するのです。

また、管理が容易になるなど、業務効率化にも寄与します。

紙のFAXを管理するなどの煩雑な業務がなくなり、すべてをデータで保有することができるようになるので、過去の情報の検索が比較にならないくらい簡便化できるのです。

そして、コスト面でも優位性があります。

FAX機だけではなく、トナー・インク代、紙代、メンテンナンス費用、電話回線代などが不要になりますので、ランニングコストを圧縮することができるのです。

コストを下げて、利便性を向上させるインターネットFAXはビジネス利用は早速導入してみてはいかがでしょうか。

世界最大級のインターネットFAX「eFax」なら無料で30日簡体験ができるので導入の検討をオススメします。

インターネットFAXをSOHO、個人事業主で活用する

ビジネスFAX

SOHOや個人事業主のインターネットFAX活用法

最近はテレワークの普及などもあり、大企業では社員個人個人にインターネットFAXを与える傾向にあるようです。

電子メールが全盛とはいえ、大企業においても、未だにFAXでのコミュニケーションを完全になくすことはできないのです。

これまでは、会社に届くFAXが遠隔勤務の障害になっていましたが、インターネットFAXの番号を個人に渡すことで、顧客とのリレーションを強化し、かつタイムリーにしているのです。

これにより、社員が毎日出勤する必要はなくなり、業務が効率化できています。

結果的にコスト削減や社員の離職率定価にもつながっている事例もあるようです。

しかし、インターネットFAXは決して大企業だけのものではありません。

むしろ、個人や中小企業でこそ、本当の価値を実感できると思います。

インターネットFAXをSOHOや中小・ベンチャー企業で利用する場合の5つのポイントをご紹介します。

実際に活用することをイメージして導入を検討してみてください。

省スペース&雑音カット

自宅や共同オフィス、レンタルスペースをオフィスにしている場合、FAX複合機を設置することは現実的ではありません。

まして、カフェなどで作業をするノマドワーカーの場合は、FAXの設置自体が無理でしょう。

FAX専用機はもちろん、FAX複合機であっても、それなりの場所を取ってしまいます。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、PCやスマホ、タブレットがあるだけでOK。FAX機の場所は取らないため、オフィスのスペースを有効活用できます。

また、他の人がいる環境で、FAXの受信音は迷惑になることがあります。

電話のような着信音がオフィス内に響き渡るのは、さすがに迷惑です。

しかし、インターネットFAXなら、まったくの無音。

誰にも迷惑をかけずにFAXの受信ができるのです。

情報漏洩リスク

共同オフィスでのFAX受信は、情報が漏洩するリスクがあります。

知らない間にFAXが送られてきていて、数日間気付かず、その内容がまわりの人に漏れてしまう。

もし同じオフィスにいる同業他社に自社の貴重な情報が漏れてしまえば、大きな損失につながる恐れがあります。

中小・ベンチャー企業や個人事業主であっても、見積書、発注書、注文書など、正しく管理すべき情報は沢山あります。

FAXで送られてくる情報といえども、しっかりと管理する体制を整備しなければいけません。

個人情報が漏洩してしまえば、訴訟になり、莫大な保証を求められることさえあるのです。

コストカット

インターネットFAXを活用すれば、FAX機器の代金はもちろん、メンテナンス代、紙代、インク代、電話回線代が不要になります。

中小・ベンチャー企業経営者や個人事業主は、少しでも利益を上げるために、無駄なコストは削減したいと考えるでしょう。

しかし、FAXに関連する経費は意外に見過ごされています。

なにも考えずに、FAX複合機を設置してしまっている経営者は意外に多いのです。

固定のFAX機をインターネットFAXにするだけで、年間数十万円の経費節減になります。

とりわけ、立ち上げ期の企業には嬉しい選択になるでしょう。

データ管理

データ管理

個人情報保護が厳しくなっている昨今、個人で事業を展開される場合、情報管理をどう行うべきかは重要な経営課題になります。

インターネットFAXであれば、メールで送受信されるので、データ管理は格段に容易になります。

紙のFAXの場合、届いたかどうかもわからなくなってしまうことがありますし、届いたFAXをすべて保管しておくのも大変です。

廃棄する場合にも、リスクがあるので、シュレッダーなどで漏洩を防止する必要も出てきます。

しかし、インターネットFAXであれば、PCソフト内にすべて残しておくことができますので、セキュリティ面もバッチリな上に、いつでも検索ができるので、過去の情報を容易に見つけ出すことができます。

紙とデータでは、安全性や利便性での差が歴然です。

外出先から確認できる

個人事業主やオフィスに従業員がいない会社の場合、誰もいないオフィスにあった連絡をどう繋ぐかが課題になると思います。

電話は転送できますし、最悪は留守番電話があります。

しかし、FAXは紙なので、そうはいきません。

ただ、インターネットFAXなら、ネット環境さえ整っていれば、いつでもどこでもFAXを送受信が可能なので、すばやく内容を確認することができます。

タイムリーな対応ができるようになるので、顧客からの信頼を勝ち取ることができるでしょうし、なにより意思決定が早くなるので、ライバル企業との競争においても優位になるでしょう。

会社でインターネットFAXを使う

社員インタビュー

インターネットFAX利用者の声

「インターネットFAXを導入したことで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになり業務が効率化できました」

そう話すのは、化学系商社として多数の化学商品を取り扱っている業界中堅クラスのA社。

知名度は業界でもそこそこあり、オフィスもおしゃれな雰囲気で パソコンやスマホ、タブレットの使用機会は増えてきているものの、既存取引先のやり取り、特に商品の受発注や見積書に関しては未だFAXがメインのままです。

新規取引先の企業は、与信の関係で登記のコピー提出が必要です。

原本郵送を必須としているものの、まずは時間と手間がかからないFAXを使って、一時的に送られる方が圧倒的に多いのが現実です。

メールでやり取りするなどの方法もありますが、化学業界は古い文化。

昔からFAXでのやり取りが多く、相手がまだ使っているからと合わせるケースが多いです。
 

「お客様をお待せすることがなくなりました」

既存の取引先は早く注文を確定させて、在庫を確保し、生産スケジュールを決定したいので、先方からFAXで発注をいただき、FAXが届いたかどうかの確認電話が多々あります。

しかし、発注受付部署と営業部は別々にあるため、FAXが届いたかどうかはその場で確認はできませんし、緊急性を要する場合はメーカーに発注できる数量かどうかも確認しなければなりません。

このため、お客様を待たせてしまうことが多く、ご不便をおかけしてしまい、心苦しく思っていました。

しかし、インターネットFAXを導入してからは、営業が外出中でも確認できるため、メーカーへの在庫確認や発注いただいた書類に不備や記載ミスがあっても、その場で修正や確認をお願いでき発注フローが改善されました。

「本人確認書類の保管がとっても楽になりました」

今までは、取引先から送くられてきたFAXはコピーを保管していました。

しかし、インターネットFAXはPDFで受け取ることができるので、コピーをする手間もなくなり、紙で保管することもなくなるのでコストカットにもつながりました。

PDFデータですので、一括管理やセキュリティ管理もできるので社内のコンプライアンス体制も強化されました。

「安価で商品ごとにFAX番号を持つことができます」

弊社の場合、多くの商品を扱っており、申込みの方法はそれぞれ異なります。それをひとつの注文書で管理することが非常に面倒だったのです。

しかし、総務部の発案により、複数のインターネットFAX番号を持つようにして、商品や取引先で番号を分けて管理するようにしました。

発注漏れやメーカーへの在庫確認もスムーズになり、FAX本体を用意する時間やコストを省けて非常に業務が効率化できています。
 

インターネットFAXで業務効率化を実現した事例

木村さん

外出の多いビジネスマンの場合

木材卸の営業をやっているAさん。

Aさんは都内から北関東エリアが担当のため、東京から栃木、群馬、茨城と外出することが多々あります。遠方への営業が多いため、直行直帰も多く、なかなかオフィスにいることはできません。ひどいときには、1週間もオフィスを空けてしまうことがありました。

そんなAさんにとっての仕事上の悩みはFAXのやり取りです。

急いで確認したい受注のFAXなどでも、遠方への外出が多いため、帰社するまで確認することができません。

電子メールでやり取りできる取引先は最近使い始めたiPhoneで確認できるのですが、小さな工務店なども多く、見積り書にはFAXを利用することが圧倒的です。

そのため、FAXを廃止することができないのです。

工務店からの発注にタイムリーに反応できず、最悪の場合、納期に間に合わないなどというケースもあり、クレームになってしまったこともあったそうです。

このままでは顧客の信頼を失ってしまう。

社内でも危機感を持つ人が多くなりました。

そして、取引先とのやり取りを改善にするために、iPhoneでFAXが送受信できないかと探して見つけたのがインターネットFAXでした。

中でもefaxは、本社のある東京(03)の市街局番が選べるたので、それが導入したポイントでした。

既存FAX番号が使えるため、すべての取引先に新しいFAX番号を告知する必要がなく、取引が中断される心配はありません。

お試しとして、最初の30日間は完全無料で使えたので、物は試しにという感覚で使ってみました。

実際に使ってみた感想は、インターネットFaxを使うとファックスをEメールとして受け取ることができるので、フォルダに分けて管理ができる上に、受信Faxの整理がかなり効率的にでき、さらに後から検索することも容易になりました。

予想以上に業務が効率化でき、内勤の事務職員の手間も大幅に削減できそうです。

小さな企業で事務員も少ない会社ですが、業務改善が進み取引先の対応が効率化され個人の営業成績も伸びているそうです。

スマホでFAXを送受信する方法

スマホ

ビジネスに欠かせないスマホやタブレット端末

最近、ビジネスで欠かせないものは「スマートフォン」や「タブレット」です。電話はもちろん、メールやLINEの確認だけでなく、スケジュール管理、地図、経費清算などにもスマホを活用している方も多いのではないかと思います。

このIT化の恩恵で営業マンのスタイルが変化し、スマホやタブレット端末を持参して、外回りをすることが多くなってきています。このスタイルであれば、手元にオフィスがあるイメージですから、仕事も捗るでしょう。

スマホやタブレットをビジネスで使う上での問題点

しかし、それだけでは本当にスマホやタブレットを活用していることにはなりません。モバイル端末を使って、もっと仕事を効率化できる方法があるのです。

もっと仕事を効率化できる方法とはなんでしょうか?

それは、FAXを使うことです。

「急に取引先にFAXを送ることになった」「近くにFAX機がないけど送信しないといけない」という状況になったことのあるビジネスマンは意外と多いのではないのでしょうか。

以前なら、コンビニを探して、そこからFAXをしていたかもしれませんが、今はスマホやタブレットがあるので、そこから簡単にFAXの送受信ができるようになるのです。とても便利な時代になりました。

しかし、スマホでFAXが使えるという事実を知らない方がとても多いのです。

スマホやタブレット端末を使ってメールは確認しているものの、オフィスに届くFAXには無頓着。そんな方が実に多いのが現実なのです。

インターネットFAXとは

このFAX未対応問題は、インターネットFAXを使えば、難なく解決するのですが、そもそも外出先からFAXを確認するという発想がないため、インターネットFAXの知名度は低いままなのです。

スマホやタブレットにファックスが届けばとても便利です。実際、「FAXを外出先でも受信したい」「FAXを受信したいけどスマホやタブレットで対応できないか」というビジネスマンは多いのではないのでしょうか。

モバイル端末でFAXを見られないと、わざわざ近くのコンビニでFAXを受け取るなど、面倒なことが多く、オフィスにいる事務員にも過重な負荷がかかってしまっていました。

このような不便さを解決するための方法が「インターネットFAX」なのです。インターネットFAXは、ネット環境さえあれば、スマホやタブレットからFAXの送受信をすることができます。

アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットで手軽にFAXを送受信できるようになりますので、仕事が大いに捗るようになります。

FAXの受信はメールで行います。紙で送られてきたFAXが自動でPDF化され、使用しているメールに届きますので、それを開くだけです。リアルタイムで相手から送られてきたFAXをスマホで受信することができます。

FAXの送信方法はシンプルで、普段使用しているメールを使って、相手に画像を添付し送信するだけです。これで相手には紙のFAXとして届きます。

営業でオフィスにいる時間が少ない方や出張の多い方は、FAX機能を追加して、今以上にスマホを有効活用してみてはいかがでしょうか。

スマホで撮影した画像をそのままメールで送れば、相手に紙のFAXとして送信することができますので、スマホをスキャナとして活用することができます。

また、スマホの電話帳から番号を選択して、そのまま送信することができるので、忙しい状況でも簡単にFAX送信できる仕組みとなっています。

FAXを多く利用するビジネスマンは、スマホでFAXを受信されるように設定している方も増えているので、是非チェックしてみましょう。

とにかく、スマホとインターネットFAX(アプリ)さえあれば、どこにいてもFAXの送受信ができるのです。

スマホをFAXにする方法

インターネットFAXのスマホアプリがあるのご存知でしょうか。

そもそもインターネットFAXをご存知ない方もいるかもしれませんので、改めて説明します。

インターネットFAXとは、電話回線ではなく、インターネット回線とメール機能を使い、送受信するFAXサービスのこと。

受信するFAXは、PDF化され、メールに届きます。送信はメールに返信すれば、それが相手には紙で届くのです。

このインターネットFAXがスマホアプリで使えるようになっているのです。インターネットFAXのスマホアプリなら、あっという間に、ファックスの送受信ができます。

FAXの受信は普段使用しているメールに届きますので、メールのチェックさえしておけば、見逃すことはありません。当然、そのまま送信もできるので、外出先で近くにFAXがない場合、とても便利です。本当に簡単で、とても早く対応できるので、効率的な仕事が実現できます。

スマホで写真もFAX送信できます

スマホ写真

もちろん、書類を写真に撮ってそのままFAXすることもできます。これはスマホの特性を最大限に活かしたFAX送信方法だと思います。

最近のスマホに搭載されているカメラ機能はかなり高機能なので、十分FAXに耐えるだけの画素数があります。いつも持ち歩いているスマホのカメラ機能を使用して、写真を撮ってFAX送信すれば、相手は高画質のFAXを受信することができます。

写真を取り、メールに添付し、送信ボタンを押すだけ。本当に簡単に対応できてしまいます。

この機能、特に仕事で外回りの営業をしている方などにはとても便利で有用だと思います。

顧客からの急な依頼で、見積もりや仕様書などを至急送ってくれと言われた時の対応。また、上司からのいきなりの書類確認指示などでも対応することが可能になります。

今までは、同僚に電話をして、社内のパソコン内からデータを探してもらったり、コンビニを探して、そこからFAXを送ったりと面倒なことばかりでした。

しかし、インターネットFAXをスマホアプリで使えば、あっという間にFAX対応ができてしまうのです。これなら、顧客や社内からの評価も上がるでしょう。

スマホ+インターネットFAXで移動時間の有効活用

移動時間にFAX
インターネットFAXのスマホアプリなら、時間の節約が可能になります。

今までは帰社してから、届いたFAXを確認し、そこから返信の対応をしていたと思いますが、インターネットFAXのスマホアプリがあれば、電車やタクシーの移動中にFAXの返信処理ができてしまいます。

今までボーッとしていた時間をFAX返信業務に充てられるのです。

移動時間が有効活用できるので、帰社してからの仕事のはかどり方が違います。時間のロスが減りますので、もう、無駄な残業などしなくてもよくなるのです。

インターネットFAXのスマホアプリがあれば、仕事の概念を一変できるかもしれません。

iphoneでもアンドロイドでも対応できますので、一度お試しいただいてはいかがでしょうか。

スマホで使えるインターネットFAXアプリ

ビジネススマホ

スマホでFAXの送受信ができるアプリはいくつかありますが、評判のよい人気のサービスは、やはり「eFAX」ではないかと思います。インターネットFAXといえば、「eFAX」と称されるくらいの人気NO1のサービスです。

もちろん、スマホでの操作も簡単。

アプリをダウンロードして、あとは感覚的に操作するだけで、あっという間にFAXの送受信ができてしまいます。他のインターネットFAXサービスのように、わざわざサービス用のWEBサイトにログインする必要がないため、作業は単純明快です。

すべての操作がアプリで完結しますので、簡単に送信と受信ができます。

おすすめのインターネットFAX

スマホでインターネットFAXを使うなら条件充実の「efax」

スマホのインターネットFAXで最も条件が充実しているのは「eFax」です。

efaxの利用方法は、とても簡単です。基本的には普段お使いのインストールされているメールソフト(GmailやOutlookなど)を使います。

FAX番号を指定し、次に送るべきファイルを添付します。添付ファイルにはPDFファイルやワード(doc)、エクセル(xls)などで作った原稿を指定してメールを送信すると、それが相手側では従来のFAXのように紙で出力されるというものです。

受信方法は、eFaxのアプリに受信用のメールアドレスを登録するだけ。あとはFAXが届いた瞬間、FAX着信をそのメールに通知してくれます。

FAXの確認方法は、メールに添付されているPDFファイルを開き、それを読むだけです。相手の方がefaxを利用している必要性はありません。

通常の紙のFAXが、途中でPDFに変換され、メール転送されて送信されてくるだけなので、特別な操作や契約は一切不要です。

特別なFAX番号の取得も不要です。eFAXを契約するだけで、全国の主要都市の市外局番を利用するFAX番号を付与されます。

当然、電話回線の追加や工事費用は不要です。

インターネットでの簡単な申し込みだけで、その日からeFAXが使えるようになるのです。

また、30日間は無料で利用できる点も魅力のひとつです。まずはトライアルで申し込み、無料でインターネットFAXの送受信を体験することができます。その期間は無料ですべてのサービスが使用可能なので、使いやすさや利便性を無料で体感することができます。

解約も電話一本で簡単にできますので、まずは無料トライアルで使用感を確認した上で、正式契約することが可能です。

便利な無料アプリ

efaxは無料のアプリがありますので、他のインターネットFAXサービスのように、わざわざサービスサイトにログインして作業をする必要がありません。

アプリにタッチするだけで簡単にFAXの送受信が行えます。

また、FAX番号も他のインターネットFAXのように「050」で始まる番号ではなく、全国の主要都市の市外局番を利用することが可能なので、とても自然にFAX環境が整備できます。

30日間無料トライアルがある上に、解約も電話一本で簡単にできるので、使い始めるリスクはありません。まずは使い心地を確認してから、有料契約に移行することが可能です。

efax

届いたFAXは一覧で表示。必要なときにすぐFaxを閲覧できます。送付状を簡単に作成。1度のタップで送付状のオン/オフも簡単に設定できます。

受け取ったFaxをEメールでもFAXでも転送ができます。文書を写真にとって、そのままFax送信も可能です。

具体的な説明は、この動画で↓↓↓↓


詳細は動画でご確認ください。 (音声にご注意ください)

 

世界NO1サービスのefaxの申込はこちら

 

 

インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【48才/男性/運送会社経営】

長年使ってきたファックス機が壊れてしまったので新しいファックスを家電量販店で買うことにしました。しかし、社員からはもうファックスは必要ないとの指摘があり、どうせならインターネットファックスがいいとの提案がありました。確かにファックスは時々使用することもあるので完全に無くすことはできません。そこでコストも削減できるインターネットファックスを契約することにしました。無駄な紙が必要なくなるという点(ペーパーレス)に惹かれて導入をしましたが、無駄なコピー用紙がいらなくなったので、コスト面で実利がありました。インターネットファックスは性能とコスト面でとても有用だと感じました。スマホアプリも直感的で使いやすいですね。
■価格(90%) 
■機能(90%) 
■満足度(90%)