インターネットFAX使用

インターネットFAXをSOHO、個人事業主で活用する

ビジネスFAX

SOHOや個人事業主のインターネットFAX活用法

最近はテレワークの普及などもあり、大企業では社員個人個人にインターネットFAXを与える傾向にあるようです。

電子メールが全盛とはいえ、大企業においても、未だにFAXでのコミュニケーションを完全になくすことはできないのです。

これまでは、会社に届くFAXが遠隔勤務の障害になっていましたが、インターネットFAXの番号を個人に渡すことで、顧客とのリレーションを強化し、かつタイムリーにしているのです。

これにより、社員が毎日出勤する必要はなくなり、業務が効率化できています。

結果的にコスト削減や社員の離職率定価にもつながっている事例もあるようです。

しかし、インターネットFAXは決して大企業だけのものではありません。

むしろ、個人や中小企業でこそ、本当の価値を実感できると思います。

インターネットFAXをSOHOや中小・ベンチャー企業で利用する場合の5つのポイントをご紹介します。

実際に活用することをイメージして導入を検討してみてください。

省スペース&雑音カット

自宅や共同オフィス、レンタルスペースをオフィスにしている場合、FAX複合機を設置することは現実的ではありません。

まして、カフェなどで作業をするノマドワーカーの場合は、FAXの設置自体が無理でしょう。

FAX専用機はもちろん、FAX複合機であっても、それなりの場所を取ってしまいます。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、PCやスマホ、タブレットがあるだけでOK。FAX機の場所は取らないため、オフィスのスペースを有効活用できます。

また、他の人がいる環境で、FAXの受信音は迷惑になることがあります。

電話のような着信音がオフィス内に響き渡るのは、さすがに迷惑です。

しかし、インターネットFAXなら、まったくの無音。

誰にも迷惑をかけずにFAXの受信ができるのです。

情報漏洩リスク

共同オフィスでのFAX受信は、情報が漏洩するリスクがあります。

知らない間にFAXが送られてきていて、数日間気付かず、その内容がまわりの人に漏れてしまう。

もし同じオフィスにいる同業他社に自社の貴重な情報が漏れてしまえば、大きな損失につながる恐れがあります。

中小・ベンチャー企業や個人事業主であっても、見積書、発注書、注文書など、正しく管理すべき情報は沢山あります。

FAXで送られてくる情報といえども、しっかりと管理する体制を整備しなければいけません。

個人情報が漏洩してしまえば、訴訟になり、莫大な保証を求められることさえあるのです。

コストカット

インターネットFAXを活用すれば、FAX機器の代金はもちろん、メンテナンス代、紙代、インク代、電話回線代が不要になります。

中小・ベンチャー企業経営者や個人事業主は、少しでも利益を上げるために、無駄なコストは削減したいと考えるでしょう。

しかし、FAXに関連する経費は意外に見過ごされています。

なにも考えずに、FAX複合機を設置してしまっている経営者は意外に多いのです。

固定のFAX機をインターネットFAXにするだけで、年間数十万円の経費節減になります。

とりわけ、立ち上げ期の企業には嬉しい選択になるでしょう。

データ管理

データ管理

個人情報保護が厳しくなっている昨今、個人で事業を展開される場合、情報管理をどう行うべきかは重要な経営課題になります。

インターネットFAXであれば、メールで送受信されるので、データ管理は格段に容易になります。

紙のFAXの場合、届いたかどうかもわからなくなってしまうことがありますし、届いたFAXをすべて保管しておくのも大変です。

廃棄する場合にも、リスクがあるので、シュレッダーなどで漏洩を防止する必要も出てきます。

しかし、インターネットFAXであれば、PCソフト内にすべて残しておくことができますので、セキュリティ面もバッチリな上に、いつでも検索ができるので、過去の情報を容易に見つけ出すことができます。

紙とデータでは、安全性や利便性での差が歴然です。

外出先から確認できる

個人事業主やオフィスに従業員がいない会社の場合、誰もいないオフィスにあった連絡をどう繋ぐかが課題になると思います。

電話は転送できますし、最悪は留守番電話があります。

しかし、FAXは紙なので、そうはいきません。

ただ、インターネットFAXなら、ネット環境さえ整っていれば、いつでもどこでもFAXを送受信が可能なので、すばやく内容を確認することができます。

タイムリーな対応ができるようになるので、顧客からの信頼を勝ち取ることができるでしょうし、なにより意思決定が早くなるので、ライバル企業との競争においても優位になるでしょう。

無料のFAXはあるのか?コスト削減と利便性向上を両立させる

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FAXは本当に使われているのか?

「ほとんど使わないのに、毎月数千円かかってるのって、なんか馬鹿らしいよな・・・」と思っていませんか?

そう、FAXのことです。

最近は各種連絡をほとんどEメールで行っていますが、ごく稀に使われるのがFAXです。だから、やめるわけにはいかない、ちょっとめんどくさい存在です。

そのために、電話回線を用意し、FAX機を買ったり、リースしたりしなければいけません。紙やトナー・インクといったランニングコストもバカになりません。

大企業ならいいかもしれませんが、中小企業やベンチャー企業では、無駄なコストをカットしたいと思うでしょう。

FAXを無料で使う方法

このFAX,、なんとか無料にできないか??

そう考えたこともありませんか。

それなら、インターネットFAXがオススメです。

中でも、eFAXなら最初の30日間が完全無料で使えます。

気に入らなければそこで契約を終了すればいいだけ。解約手数料も違約金も全く発生しません。

もし、使用を継続したいのであれば、そのまま契約し続ければいいだけです。

この場合、月々の基本料は発生しますが、送信と受信がそれぞれ150枚まで完全無料です。

よほどの大きな組織でない限り、毎月のFAX送受信は150枚もないでしょうから、この範囲で賄えるはずです。

それほど送受信がないのであれば、このeFAXを強く推薦します。

150枚まで無料ということは、つまり、基本料のみでFAXが使えるということ。

これまでのFAXと比べると、もうほとんど無料と同じという感覚なのではないでしょうか。  

この時代、コスト削減は至上命題です。

どんな小さな無駄であっても、出来るそれを限り省き、少しでも売上と利益に貢献する。これが正しい会社のあり方ではないでしょうか。

であれば、FAXのコスト見直しは必須だと思います。

固定のFAXから、 インターネットFAXへの切り替えは時代の要請と言えるかもしれません。
 

会社でインターネットFAXを使う

社員インタビュー

インターネットFAX利用者の声

「インターネットFAXを導入したことで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになり業務が効率化できました」

そう話すのは、化学系商社として多数の化学商品を取り扱っている業界中堅クラスのA社。

知名度は業界でもそこそこあり、オフィスもおしゃれな雰囲気で パソコンやスマホ、タブレットの使用機会は増えてきているものの、既存取引先のやり取り、特に商品の受発注や見積書に関しては未だFAXがメインのままです。

新規取引先の企業は、与信の関係で登記のコピー提出が必要です。

原本郵送を必須としているものの、まずは時間と手間がかからないFAXを使って、一時的に送られる方が圧倒的に多いのが現実です。

メールでやり取りするなどの方法もありますが、化学業界は古い文化。

昔からFAXでのやり取りが多く、相手がまだ使っているからと合わせるケースが多いです。
 

「お客様をお待せすることがなくなりました」

既存の取引先は早く注文を確定させて、在庫を確保し、生産スケジュールを決定したいので、先方からFAXで発注をいただき、FAXが届いたかどうかの確認電話が多々あります。

しかし、発注受付部署と営業部は別々にあるため、FAXが届いたかどうかはその場で確認はできませんし、緊急性を要する場合はメーカーに発注できる数量かどうかも確認しなければなりません。

このため、お客様を待たせてしまうことが多く、ご不便をおかけしてしまい、心苦しく思っていました。

しかし、インターネットFAXを導入してからは、営業が外出中でも確認できるため、メーカーへの在庫確認や発注いただいた書類に不備や記載ミスがあっても、その場で修正や確認をお願いでき発注フローが改善されました。

「本人確認書類の保管がとっても楽になりました」

今までは、取引先から送くられてきたFAXはコピーを保管していました。

しかし、インターネットFAXはPDFで受け取ることができるので、コピーをする手間もなくなり、紙で保管することもなくなるのでコストカットにもつながりました。

PDFデータですので、一括管理やセキュリティ管理もできるので社内のコンプライアンス体制も強化されました。

「安価で商品ごとにFAX番号を持つことができます」

弊社の場合、多くの商品を扱っており、申込みの方法はそれぞれ異なります。それをひとつの注文書で管理することが非常に面倒だったのです。

しかし、総務部の発案により、複数のインターネットFAX番号を持つようにして、商品や取引先で番号を分けて管理するようにしました。

発注漏れやメーカーへの在庫確認もスムーズになり、FAX本体を用意する時間やコストを省けて非常に業務が効率化できています。
 

インターネットFAXで業務効率化を実現した事例

木村さん

外出の多いビジネスマンの場合

木材卸の営業をやっているAさん。

Aさんは都内から北関東エリアが担当のため、東京から栃木、群馬、茨城と外出することが多々あります。遠方への営業が多いため、直行直帰も多く、なかなかオフィスにいることはできません。ひどいときには、1週間もオフィスを空けてしまうことがありました。

そんなAさんにとっての仕事上の悩みはFAXのやり取りです。

急いで確認したい受注のFAXなどでも、遠方への外出が多いため、帰社するまで確認することができません。

電子メールでやり取りできる取引先は最近使い始めたiPhoneで確認できるのですが、小さな工務店なども多く、見積り書にはFAXを利用することが圧倒的です。

そのため、FAXを廃止することができないのです。

工務店からの発注にタイムリーに反応できず、最悪の場合、納期に間に合わないなどというケースもあり、クレームになってしまったこともあったそうです。

このままでは顧客の信頼を失ってしまう。

社内でも危機感を持つ人が多くなりました。

そして、取引先とのやり取りを改善にするために、iPhoneでFAXが送受信できないかと探して見つけたのがインターネットFAXでした。

中でもefaxは、本社のある東京(03)の市街局番が選べるたので、それが導入したポイントでした。

既存FAX番号が使えるため、すべての取引先に新しいFAX番号を告知する必要がなく、取引が中断される心配はありません。

お試しとして、最初の30日間は完全無料で使えたので、物は試しにという感覚で使ってみました。

実際に使ってみた感想は、インターネットFaxを使うとファックスをEメールとして受け取ることができるので、フォルダに分けて管理ができる上に、受信Faxの整理がかなり効率的にでき、さらに後から検索することも容易になりました。

予想以上に業務が効率化でき、内勤の事務職員の手間も大幅に削減できそうです。

小さな企業で事務員も少ない会社ですが、業務改善が進み取引先の対応が効率化され個人の営業成績も伸びているそうです。

一般家庭でインターネットFAXを使う3つのメリット

自宅FAX

一般家庭でのインターネットFAX利用場面とそのメリットとは?

遠方の家族との連絡

田舎の両親

最近はLINEやeメールが普及しており、距離が離れていてもコミュニケーションが容易になりました。

特にスマホがあれば、映像で顔を見ながら会話することもできるようになっています。

しかし、田舎に住んでいる両親はインターネットが苦手だったり、場合によってはインターネット環境さえない場合があります。あるのは固定電話とFAXだけ。

日々の連絡は電話を使えばいいのですが、電話だと忙しい中、時間を取らせてしまうので、両親は気を使ってなかなか連絡をしてこないかもしれません。

結局、連絡はFAXがメインになるのではないかと思います。

しかし、自宅にFAXを送ってこられても、それを確認するのは帰宅後の深夜になってしまうので、タイムリーなコミュニケーションは難しくなってしまうでしょう。

そんなとき、役に立つのがインターネットFAXなのです。

インターネットFAXがあれば、いつでもどこでも迅速にコミュニケーションをとることが可能になります。

今までは自宅に戻らないと確認できなかったFAXが、インターネットFAXなら外出先でもすぐにチェックできるので、至急の連絡にも対応することができるのです。

遠く離れていても大切な家族なので、コミュニケーションを欠かしたくないでしょう。

それなら、インターネットFAXを使って、いつもとは少し違う連絡をしてみるのがおすすめです。

また海外への送信もできますので、国外の家族とも安易にコミュニケーションを取ることができるようになります。

自宅内のスペース確保

インターネットFAXがあれば、場所をとるFAX機が必要なくなります。

FAX機は意外に大きいので、自宅のリビングに置くには邪魔になりますし、あまり使う機会がないので、ほこりをかぶってしまい、掃除が面倒だったりするのです。

インターネットFAXなら、全ての操作はメール内で完結します。

つまり、PCやスマホ、タブレット端末さえあればOK。FAX機は不要になりますので、その空いたスペースを有効活用することができます。

またFAX回線がいらなくなりますので、回線費用を削減することもできるようになります。

コスト削減

固定のFAX機の費用って意外とばかになりません。

まずは通信料金です。

FAXは読み取りに時間がかかるので、思っているよりも通信料金がかかっている場合が多いのです。

また、FAX用紙と印刷にかかるインク、トナー代も無視できないでしょう。

1回の送受信で数十円かもしれませんが、この蓄積で年間数万円の出費になっていることにお気付きでしょうか?

この無駄なコストを削減するための解決策がインターネットFAXなのです。

消耗品を買いに行く手間も省けますし、時間の節約にもなりますね。

エコへの貢献

インターネットFAXを使えば、これまでの固定FAX機に使っていた消耗品などが不要になります。

金銭的な節約と同時に、資源節減にも大きく貢献できるようになります。

エコロジーで地球環境にもやさしいなります。

長年自宅で使ってきたファックス機が故障、買い替えを悩んでいたAさん。
ネットでFAX機を探していた際にインターネットFAXを知りました。

【チェック1:費用】
FAX機を使うには、壊れたFaxを修理するか、新しく本体を購入する必要があります。電話も使っているのでどうせなら新しいFAX機を・・・と思っていました。インターネットFAXなら、FAX機を購入する必要がなく、今使っている電話機能はそのまま使えます。スマホや携帯でも届いたFAXを受信することができるので、送信するときにはそれをメールに添付して送っています。新しいFAX機の費用、メンテナンス代、紙、インク代を考えればインターネットFAXの方が断然安いです。

【チェック2:通信費】
毎月FAXの使用料は500円~1000円くらいでした。PTAの役員や自治会の経理を担当しているAさん。毎月50枚前後の場合であればインターネットFAXの月額基本料金で済みます。Fax機がなくなって机のスペースが広くインテリアにも使えてラッキーです。

学校との連絡は今でもFAXが必須

学校

小学校の欠席連絡などに、FAXを義務付けるのはおかしいのではないかとのブログの記事が、話題になっています。

小学生の子供を持つ親が、学校から「欠席などの連絡は必ずFAXでしてください」と言われたそうで、途方に暮れたという内容でした。

確かに、朝の忙しい時間に電話をしては先生も困るでしょう。

そこは理解できますが、メールもNGなのです。

そして、「我が家は年に数回あるかないかの学校への連絡のためだけに固定電話を引いてFAX本体を買わなければいけなくなりました」と不満を述べたのです。

さらに、「神様、この世からFAXを消し去ってください」とやや大袈裟な希望を書き込みました。

これを読んだ人の声は、「FAXは時代遅れ」「学校側が非常識」「メールじゃいけないのか」「紙の無駄使い」といった否定的な書き込みが大半でした。

また、「例えFAXであっても着信確認の電話確認が必要なのではないか」との声もありました。

一方で、「紙媒体の方が証拠が残っていい」「見落としが少ないからFAXの方が合理的」と学校側を支持する意見も少なくありませんでした。

また、インターネットFAXサービスを使えばいいとの擁護もありました。

学校では、メールを使うのは難しい

全国の小学校では、児童の欠席連絡をFAXに限定しているのでしょうか。

東京都は「学校によって違い、調査したことはない」との見解を出しています。

そして、「FAXか電話で連絡することが多いと思います。ただ、メールの運用は難しいでしょう。教員が保護者と私的な用件に使うなどの恐れがあるからです」と否定的な見解を述べています。

家庭でもFAXは必要

このように、学校との連絡にFAXが必要になることは多いと思われます。

とはいえ、そのためにFAX機を購入し、電話回線を引くのもバカバカしいので、結局は「インターネットFAX」という選択になるのではないかと思います。

実際、小学生の子供を持つ家庭でインターネットFAXを契約しているケースは多くあります。

それだけインターネットFAXは家庭内のインフラになっているのです。

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ビジネスにおけるFAX機の利用率とインターネットファックスの成長

ファックス

FAXの利用率

これまでのビジネスシーンではFAXが重要な役割を果たしていました。

しかし、近年はインターネット、とりわけ電子メールにその立場を脅かされています。

一方で、インターネットとFAXを融合した「インターネットFAX」が登場し、利便性をアピールしています。

では、FAXはもう無用なのでしょうか。

それとも、まだまだ必要とされ、今後も生き延びていくのでしょうか。

インターネットFAXは、スタンダードなサービスとして、より普及していくのでしょうか。

FAX機の利用率比較

そこで、FAX機とインターネットFAXの利用率を比較してみました。

現在、FAX機の生産台数、販売台数ともに減少傾向にあることは各種調査からも明らかです。

やや古いデータですが、矢野経済研究所の調査によると「ビジネスFAX」の2013年度出荷状況は、台数ベースで前年度比0.5%減の148万台、金額ベースで7.9%減の176億円とかなりの減少傾向にあることがわかります。

また、家庭用FAXの保有率も年々低下しており、2010年末には50%を割り込み、12年末には41.5%になっています。

さらに、携帯電話の普及とともに固定電話の保有率も年々低下しています。

2012年末は79.3%まで下がってしまっています。

以前は当たり前だった固定電話さえ保有しなくなっているので、FAXの利用率が低下するのは当然かもしれません。

さらに言えば、今後は一層、この流れが加速してくのかもしれません。

ビジネスでのFAX利用率

FAX利用率の減少は、ビジネスシーンでも同様です。

21世紀になり、IT革命があり、データのやり取りをメールで行うことが増えたのが原因です。

わざわざ紙にすることなく、ボタンひとつで連絡ができるメールの方が便利であることは事実なので、それもやむを得ないのかもしれません。

一般家庭でも携帯電話やパソコンの普及率が高まりFAXで情報交換が減少傾向であることは前述の通りです。

ビジネスにおいても、一般家庭でも、FAXの重要性は減少していると言わざるを得ないのです。

インターネットFAXの利用率は年々上昇

一方、インターネットFAXは年々利用者が急上昇しています。

なぜ、FAX機の利用者が減っているのにインターネットFAXの利用者は増えているのでしょうか。

実はIT社会となった現代でもFAXは様々な利用のかたちで生き残っているからです。

例えば、企業間でのサービス申し込みや受発注などが代表例です。

FAXの利用率は減少しているとはいえ、まだまだビジネスでのFAXは有用なサービスとして生き残っているのです。

インターネットFAXを不動産・薬局・介護施設で使う事例

士業がインターネットFAXを使う事例

マスコミ業界でも活用されるインターネットFAX

日本の捺印文化

このように、長年の慣例でFAXでの申込や受発注を行ってきた文化が残っており、メールのエビデンスのみでは 効力が弱すぎて社内決裁が取れないケースはまだ散見されています。

海外ではもともと「手書きのサイン」が証明になる文化だったので、FAXがなくなっても問題がありませんでした。

しかし、日本は印鑑による「捺印文化」なのです。

実際に相手から捺印をもらうことが正式な手続きとなっています。

つまり、捺印済みの書類をFAXしてもらうことで、はじめて契約とみなされるわけです。

この背景があるので、ビジネス界において、FAXが生き残っているのでしょう。

日本企業が欧米のようなサイン文化に代わることは今後しばらくないと思われますので、FAX自体が完全になくなることもないはずです。

日本の文化が息づく限り、FAXも完全には廃れないのです。

個人情報のやり取り

また、よくあるのが何かのサービスを申込む時に「本人確認書(免許書や保険証のコピー)」を 送ってほしいとのフローを踏む場合。

非常に面倒ですが、免許書のコピーを送れと言われるケースは多いでしょう。

スキャンしたデータでもよさそうですが、スキャンできる機材がない場合は、やはりコピーをFAXすることになるのです。

最近はスマホのカメラで撮影した画像でもよい場合が増えましたが、不動産屋など、比較的信用を重視する硬めの業界では、未だにFAX送信を義務付けているところもあるのです。

長年の慣習のため、未だにデジタルデータはNGで、あくまで紙による証明を求めるケースが多いのです。

インターネットFAXの利用率は今後も上昇傾向

このように、FAXの利用率は減ってきていても、FAX自体が根絶されることはないでしょう。

それは、日本の文化や慣習がそれを許さないからです。

特にビジネスの世界において、FAXの利用率が多い状況は、今後も変わらないはずですが、なにもFAX機に拘る必要はありません。

インターネットFAXを使えば実機代、メンテナンス代、紙やインク代 すべてがコストカットできます。

インターネットFAXではデータでやり取りを行うので、データにセキュリティを 掛けてしまえば企業内の情報管理強化にもつながります。

その意味でもインターネットFAXには優位性があると言えます。

まだまだFAXでビジネスやコミュニケーションをとることは多い世の中です。

これからもインターネットFAXの需要は増えていくでしょう。

飲食店でもFAXで発注をすることも圧倒的に多いですが、これからタブレットやスマホの普及が進めば 自然とインターネットFAXの利用率もまだまだ伸びていきそうです。

古いサービスと新しいサービスの融合で生まれたインターネットFAX。

あなたも無料お試しから使用してみてはいかがでしょうか?

 

インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【43才/男性/経営者】

経営する会社のFAX複合機が古くなってきたので買い替えを検討しましたが、機械そのものの価格が高いばかりか、ランニングコストもバカにならないので、迷っていました。現在はメールが主流になったとはいえ、仕入れ業者への受発注をはじめ、まだまだFAXも使用しているので、完全に廃止してしまうわけにはいかない必要な物です。多角的に検討した結果、従来のFAXではなく、インターネットFAXがいいのではないかとの結論に達しました。インターネットFAXなら導入コストもランニングコストも大幅に安くすることができるからです。インターネットFAXは多くのサービスがあるようですが、システムの信頼性を重視し、NTTが提供しているBizFAXに加入しました。インターネットFAXならインターネット環境さえあれば、いつでもFAXが使える利便性があります。緊急でFAXが必要になった時や営業活動で外出をしている時、また出張などで移動をしている時などでもFAXを使用できるので、とても便利だなと思いました。今ではBizFAXがとても活躍しています。もう無くてはならないインフラになっています。

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インターネットFAXの使い方【既存FAXの問題点を解決する】

インターネットFAXの使い方

FAX機の使い方

Faxを送信する場合、機種によって若干の違いはありますが、基本的には原稿をセットして相手先のfax番号を入力してスタートボタンを押すという流れになります。

たったこれだけで自動的にFAXが送信され、情報を伝えることができるので、とても便利な機械ではあります。

一方で注意点もあります。

大きなトラブルになることもあるので、慎重に作業をしなければいけません。

原稿の取り忘れに注意

忘れてしまうことが多いのは、送信した原稿を取り忘れてしまうということです。

社内のFAX機や自宅のFAXなら問題ないかもしれませんが、最近使用する人が増えているコンビニFAXだと、原稿の取り忘れは致命傷になる可能性があります。

ビジネスの契約書や見積書など、秘匿性の高い原稿の場合、会社に大きな損害を与えてしまうかもしれません。

原稿の裏表を間違えないこと

また、送信する際原稿を裏表にしてしまうこともよくあるミスのひとつでしょう。

送り先から、「届いたfaxが真っ白なんだけど」とクレームの電話が入ることあります。

この場合、FAXの問題というより、送った人の注意力の無さが露呈してことによる信用力の毀損が問題になると思います。

FAX番号の入力間違いは危険

さらにFAXを送る際に注意したいのは、 FAX番号を間違えて入力しないということです。

メモリーに登録されているFAX番号を使う場合には問題ありませんが、その都度FAX番号を入力するという場合、意外に入力ミスが発生してしまうので注意が必要です。

FAX送付状を用意する

FAXを送る際に配慮したいのは、FAXに「送付状をつける」ということです。

この送付状があると、送られるFAXが何枚あるのか、またその内容がどんなものなのかということが一目瞭然になるのでFAXを受け取る側からすればとてもありがたいのです。

その際には送信側と受信側の会社名や個人名など基本的な情報を掲載しておくことが必要になると思います。

さらに送信日付も記載しておくと後々のトラブルが避けられるでしょう。

FAX後の確認電話

FAXを送った後は念のため確認の電話を入れると最も丁寧で確実に業務を遂行できると思われます。

また、その際は送ったFAXの中で読みにくい文字がなかったかどうかを確認しておくとトラブルを回避できることになります。

特にFAXで送る文字は鮮明になり読みづらくなることがあるので十分な注意が必要となります。せっかくFAXを送っても文字が読み取れなければ、それは全く無意味です。

中でも発注する商品の数やカタログ番号などが読みづらくなっており誤発注の原因となってしまえば、それはFAXという便利な機能の弊害となるばかりではなく、大きなトラブルの原因ともなるので絶対に注意をしておかなければいけないということになります。

FAXのトラブルを回避する方法

このようなトラブルを避けるためにはどうするべきでしょうか。

そのひとつの解決方法が「インターネットFAXの導入」です。

インターネットFAXであれば、原稿の取り忘れはありません。

すべて電子メールの中で完結しますので、秘匿性も確保されますし、原稿の裏表を間違えるという原始的なミスは発生する可能性がゼロになります。

また、文字は鮮明に移り読みづらいということはありませんし、送付状も添付でき、確実な情報伝達が実現できるのです。

これにより既存のFAXの問題点を解決することができます。

さらに、送信履歴が確実に残るので、送信によるトラブルを解決できるということになります。

このように今までのFAXの問題点を解決できるのがインターネットFAXなのです。


インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【59才/男性/企業経営】

IT化が進展している現代の企業現場においても、未だFAXでのやり取りはそれなりの比重を占めているものと思われます。
FAXを活用する状況は、決して弊社固有のものではなく、規模の大小を問わず、おそらく多くの企業で似たような環境にあるものと推察します。
今から30数年前、FAXが登場した時は便利な世の中になるというのが正直な感想で、本当に驚いたのを昨日のように思い出します。
ところが、技術の進歩は早いもので、ここ数年でインターネットFAXの存在を知りました。
これは昔にFAXを見たときの感情が再現されたようでした。
これまでのFAXとは違って外出先でもPCやタブレット端末、まらスマートフォンを使ってFAXの送受信が行えるのですから、FAXの概念を根本から変えてしまうような衝撃でした。
インターネットFAXがあれば、もう取り引き先を待たせてしまうという心配は全くありませんし、受信したFAX用紙を紛失してしまうリスクもなくなるわけです。
これは経営によってはとても重要なインパクトです。
インターネットFAXを導入してからというもの、圧倒的に業績が良くなっています。
これもインターネットFAXのお陰だと思っています。

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自宅でもインターネットFAXを使う

自宅でもインターネットFAXを使う

家庭のFAX普及率

皆様のご自宅にfaxはあるのでしょうか。

かつてfaxは事務用であったため、自宅にファックスがある状況は少なかったのですが、電話とfaxの一体型の機種が発売されて以降、一般家庭にもfaxが普及してきました。

総務省の調査によれば一般家庭のfaxの普及率は約40%となっています。

確かに、自宅にfaxがあると意外に便利です。特に、最近は通販などの申し込みをfaxで受け付けてくれることが多いので、インターネットが苦手な高齢者などは、faxが有用なのです。

しかし、最近はその傾向にも変化が出てきているようです。

当たり前かもしれませんが、スマホの普及がfaxの利用状況を変えさせているようです。

企業のFAX普及率

企業においてのfax普及率は依然高く、同様の調査によるとその普及率は約90%となっていますが、こちらも以前に比べてやや下落傾向にあるようです。

それでもまだ9割の会社でfaxが使われていると考えると、やはりfaxは社会的インフラになっていることがわかります。

しかし、以前に比べれば普及率は下落していますし、実際の使用率はもっと落ちているものと考えられます。

その理由はもうおわかりだと思いますが、やはりインターネットの普及によるものです。

家庭においても企業においてもインターネット環境があれば自由にメールのやり取りができますし、もうfaxを使う理由が、ほとんどなくなってきていると言ってもいいのかもしれません。

コンビニのFAXサービスの普及

インターネットとスマホの普及。このために家庭においても企業においても通常のfaxの普及率は下落傾向にあります。

設置はしていても、実際の利用率は著しく低下しているというのが実態だと思われます。

さらに最近では、コンビニエンスストアにfaxが設置されていることから、必要であれば近所のコンビニまで行き、faxの送受信をするということしている家庭や企業のあるという調査が出ています。

特に都市部では、徒歩圏内にコンビニがあるため、あまりfaxを使う機会はないが、それでもたまにfaxが必要になるという層を確実に拾っているものと考えられます。

このようにコンビニエンスストアにあるfax複合機がとても便利なようですが、やはりその都度、コンビニエンスストアまで足を運ばなければいけませんので、その意味での手間は決して省くことができないのです。

そのため、やっぱりファクスって面倒臭い・・・と思うのではないでしょうか。

またコンビニエンスストアにある複合機は、利用料が高く、多く使ってしまえばコストがかさんでしまうという点は否めないのです。用紙のサイズにより、価格も違うので、その点でも注意が必要です。

普及率が上昇している唯一のFAXサービス

このようにフックスの普及率や利用率は低下しているとは言え、現実にはまだまだ使う場面が多いのも事実であり、さらにコンビニのfax複合機を使うのもなかなか手間である以上、やはりそれに代わる何かの手段を用意しなければいけなくなることは目に見えているでしょう。

そのための最も有効な方法は、やはりインターネットfaxでしょう。

インターネットファックスはインターネット環境さえあればすぐにでもfaxの送受信ができるとても優れたサービスです。

もちろん相手はこれまで通り電話回線を使ったファックスの環境であれば十分にやりとりができます。

お互いがインターネットfaxの環境になければ送受信ができないわけではありません。

そのためインターネット環境とパソコンやスマートフォンがあればこれまで通り通常のfaxの送受信が簡単にできるようになります。

もちろん届いたfax を使って返信することも可能です。

その場合は通常のメールを書く要領で返信用のfaxを作りボタンを押すだけで相手には紙のfaxが届くのです。

インターネットファックスさえあればもうそのためにわざわざコンビニまで出向く必要はないのです。

とても低価格で簡単にfaxの送受信ができるインターネットfaxを使わない手はないと思います。
 

インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【32才/女性/個人事業主】

フリーランスとして自宅で仕事をしていますが、取引先との連絡は未だにFAXを使うところがあるので、仕方なく固定のFAXを設置していました。メールにして欲しいけど、なぜかFAXを使うので、なかなかはかどらなくて困っていました。コストももったいないので、月額費用を安くできるインターネットFAXの導入を検討しました。仕事効率をアップできそうだし、家庭用にも使えるので、BizFAXを導入しました。データの送受信も簡単にできるし、使いやすいので、とても便利です。おかげで仕事の連絡が早くできるようになりとても助かってます。個人ではあまり使う機会は少ないかもしれませんが、実はあれば便利かとは思います。一度インターネットFAXを使うと、もう固定のFAXには戻れないと思います。

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インターネットFAXの本当の利点

インターネットfaxの最大の特徴はペーパーをPDFにして電子メールで送れることでしょう。

インクやトナーなど消耗品の負担がなくなるので、経費節減が進むため、あらゆる企業でインターネットFAXでの乗り換えが進んでいると言われていますが、決して便利な件ばかりでないことも頭に入れていく必要があるでしょう。

僅かとはいえ、インターネットFAXにはデメリットもあるのです。

インターネット環境が必須

インターネットFAXはインターネット回線を利用していますので、ネット環境(WIFI含む)がなければ利用できません。

ネット環境がなければ、メールの送受信ができないので、インターネットFAXも機能しないのです。

「いつでもどこでも」を謳い文句にしていますが、場所によっては利用できないということを把握しておかなければなりません。

特にゴルフ場などは、スマホでもインターネットがつながらないことがあるので、こうなるとお手上げになります。

他のメールに埋もれるスルーされる

インターネットFAXは電子メールにPDFが添付されたかたちで届きます。

もし、大量に受信メールがあった場合、せっかくのインターネットFAXを見過ごしてしまうかもしれません。

また、インターネットFAXのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性もないとはいえないので、この点も懸念されます。

さらに、要領に制限があるメールシステムの場合、受信側のメールボックスの容量がなくなると、せっかくのメールを受けられなくなることも想定されます。

着信および開封確認ができない

通常のメール同様、メールの受信および開封の確認できないというデメリットがあります。

これは紙のFAXでも同じですが、送信したつもりであっても、届いていないということはあり得ますので、重要な書類を送る場合は必ず相手側に電話をするなどして、到着の確認する必要があります。

誤送信のリスク

メールの宛て先を間違えると別のFAX番号に届いてしまいます。

送り先の間違いは、既存FAXでも同様のリスクがあるので、インターネットFAXだけの問題ではありませんが、メールの宛先は意外に間違いやすいもの。

特にビジネスにおいては、書類の誤送信は訴訟になりかねない重大な問題となる可能性をはらんでいます。

くれぐれもインターネットFAXを使う際は、送信先の確認が必須になります。

インターネットFAXのコストメリット

一般的なインターネットfaxは月額1,000円程度の基本料金に送受信の費用が従量課金制でかかってきますが、中にはほとんどの送受信を基本料に含んでいるところもあるので、現実には多くの会社が1,000円でfaxを使っているというのが実態でしょう。

一方、既存のFAXは、電話回線の回線料だけでも1,000円を超え、さらにトナーやインクなどの消耗品もコストとして計上されてくるため、おそらく5,000円弱の費用を負担しなければならなくなるでしょう。

これは自分だけでなく、相手にも発生するので、結構な無駄なお金が出費として出ていってしまうことになるのです。

インターネットfax以外にも、パソコンでfaxの送受信する方法もありますので、これもコスト削減の手段として認識しておく必要があるのではないでしょうか。

 

インターネットFAXの長所と既存FAXの短所

ビジネスにおけるFAXの有効性

IT社会となった現代では、ネットを活用したビジネスが最盛期です。

インターネットを活用したビジネスモデルではなくても、やはりネットなしのビジネスは考えられないでしょう。

以前はあらゆる場面で電話を使っていましたが、今やメールがメインの通信手段となっています。

さらに、モバイル通信網や機器の急速な発達により、もう会社にいる必要さえなくなっています。

カフェや自宅が十分にオフィスになってしまうのです。

こうした環境の変化に伴い、FAXの利用率は減少していると思う方も多いかもしれませんが、実はビジネスにおけるFAXの利用率は90%以上と意外にも高い数値を残しています。

名刺にも必ずFAX番号が印刷されていることからも、FAXの有用性が証明されていると思います。

FAXにもインターネット化の波

メール全盛の今でもFAXは取引先や消費者のニーズがあるのです。

実際、ECや通販などでは、FAX受付の有無で売上が変わってくると言われています。

それだけFAXで申し込み人がいるのです。そのため、ビジネスから切り離せない存在となっています。

もちろん、受注用だけではありません。日々の連絡用としても、まだまだFAXは使用されています。

こうした社会のニーズを活かしたサービスとして、ビジネスマンの間で利用率が急増しているのがインターネットFAXです。

インターネットFAXは文字通り、「ネットでFAXを送れるサービス」です。

ネット回線を用いるので、ネット環境さえあれば「いつでもどこでも」FAXが送受信できます。

もちろん、外出先でもOKです。

既存FAXの問題点

これまでのFAXは以下のような問題を抱えていました。

1.外出中はFAXの送受信ができない

2.受信したFAXの管理が面倒

3.FAXDMなどの営業のFAXも多く、受信するたびにコストがかかる

4.受信したFAXの履歴が確認できない

5.送信する際も、wordなどで文章を作成し、印刷するなど手間がかかる

インターネットFAXのメリット

一方、インターネットFAXを使うことでのメリットは既存のFAXサービスのデメリットを解消し、すべてを効率化できる機能を兼ね備えています。

1.ネット環境さえあれば外出中でもFAXの送受信が可能

2.受信したデータはPDFで保存できるのでデータ管理が可能

3.インターネットFAXサービスの多くが月額制で無料機能もあるのでコストカットが可能

4.基本はメールで送受信するので履歴から検索も容易にできる。

5.ひな形を管理できるので、一度送信したデータからカスタマイズができる

参考情報:インターネットFAX導入前後の効果比較

コストを下げて、利便性を向上させられるインターネットFAX。

ビジネス用途として、導入してみてはいかがでしょうか。

世界最大級のインターネットFAX「eFax」なら無料で30日簡体験ができるので導入の検討をしてみましょう。

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PCでFAXを送受信する方法

PCからFAXを送受信する場合の注意点

まず、注意しておきたい条件があります。
PCからFAXを送る場合は次の3点が必要となります。

(1)PC側にFAXモデムを搭載していること

Windowsの「 XP」と「Vista」であれば、FAX機能がありますので、PCにモデムがあれば電話回線を接続してFAXを送信することができますが、
Windows Vista HomeにはFAX機能はないので、この点はご注意ください。

(2)アナログ(ISDN)電話回線を所有していること

ADSLや光回線ではなく、アナログ回線である必要があります。
また、インターネットがフレッツ光なら、ひかり電話で2番号をもてますので、電話とFAXの番号を分けられます。

(3)FAX送信ソフト

「STARFAX」や「まいとーく」という専用ソフトが必要になります。
FAXモデムも5000円はしないはずで、パーツショップなら1000円台で買えるはずです。
またFAXソフトも市販のしっかりしたものなら、カラーFAXも可能です。

PCFAXを使う

上記を満たしていれば、ワード文書のファイルを印刷し、FAXプリンタを選択して直接FAXを送信することができますし、ワード文書のファイルを送信し、FAXの宛先でも、FAX送信することが可能です。
但し、PCでFAXを受信するには常時PCを起動して受信待機状態にしておかなければなりませんので、この点はお忘れなく。

無料のPCFAX

実は、WindowsにはパソコンからFAXの送受信ができるソフトが標準装備されています。

これを使えば、PCをFAXにすることが可能です。

但し、いくつかの条件があります。

一般加入電話回線

まず、一般加入電話回線が必要です。

これはIP電話やひかりでも大丈夫です。

PCのFAXモデム有無

次に、PCのFAXモデムの有無を確認しますが、最近のPCには殆どFAXモデムは付いていないと思われます。

しかし、PCにモジュラージャックが2つ付いていて「PHONE」と明記されていれば、FAXモデムに代用できます。

そのFAXモデムに電話のモジュラーケーブルを差し込めば、ひとまず準備完了です(LANケーブルのジャックに電話線を接続してもつながりません)。

もし、FAXモデムがない場合は用意する必要があります。

USBポートに接続できるタイプなど外付け式のものが便利です。Amazonで検索してみましょう。

WindowsFAX

次は、WindowsFAXを立ち上げます。

Windows7,8には標準でインストールされていますので、[スタート]をクリックします。

Windows7は[すべてのプログラム]。
Windows8は[すべてのアプリ]をクリックします。

そして、[WindowsFAXとスキャン]を選択します。

WindowsFAXが表示されたら、下部の左側にある[FAX]をクリックし、上部ツールバーの左側にある[新しいFAX]をクリックします。

次に、[FAXモデムへ接続]を選択し、作成画面に沿ってFAXを作成して、最後に送信ボタンを押します。

たったこれだけで、PCがFAXになります。

PCFAXのような面倒なことをしなくて済む方法

固定のFAXを持つことなく、簡単にFAXができる方法があります。

それが、「インターネットFAX」です。

インターネットFAXさえあれば、紙のFAXをすべて電子メールだけでやり取りできるようになります。

受信の際は、紙をPDF化して電子メールに送ってくれ、送信の際は、wordやExcelなどのファイルを電子メールに添付して送るだけ。

それが自動で紙のFAXとして相手に届くのです。

つまり、インターネット環境と電子メールさえあれば、これまで通り、FAXの送受信ができてしまうのです。

おすすめのインターネットFAXは、以下の3サービスです。

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