インターネットFAXなら「通信料」と「紙」が削減できます

世界でインターネットFAX

インターネットFAXで顧客満足度向上

医薬品系商社として多くの薬を取り扱っている業界中堅クラスのT社。

知名度は業界トップクラスでオフィスも大変おしゃれな雰囲気です。

会社支給のパソコンや携帯、タブレットの使用は増えてきているものの、既存取引先のやりとり、特に商品の受発注や見積書に関しては依然FAXがメインという状況が続いていました。

新規で取引が始まる企業は、与信の関係で商業登記のコピー提出が必須です。

原本郵送をルール化していますが、時間と手間がかからないFAXで送られる方が圧倒的に多いというのが現実。

メールでやり取りするなどの方法もありますが、医薬品業界は古い文化が根強く残っています。昔からFAXでのやり取りが多く相手がまだ使っているからと合わせるケースが多いです。

そこで今では、インターネットFAXを使っています。

これならIT機器を活用しながら、FAXを使えて一石二鳥です。取引先にも迷惑がかからず、八方丸く収まります。

インターネットFAXの導入にで、より確実に、より早く、顧客とのコミュニケーションが可能になりました。

海外にいてもFAXの送受信ができます

インターネットFaxを導入したことで、業務の無駄が省け、仕事のスピードが格段に向上したというのは、食品輸入代理店を営んでいるTさん。

大手レストランチェーンの店舗に食材を納品することも多いので、受注は大量になります。

また、時間を選ばず、五月雨式に注文が入るので、今でも処理漏れが少ないFAXで注文を受けることがほとんどです。

しかし、Tさんが海外仕入れのため、日本を留守にすることも多く、納品漏れにはいつも神経を使っていました。

ところがインターネットFaxなら海外にいても、スマートフォンで受注が確認できるので、すぐにスタッフへ指示が出せます。

また、お客様に電話でフォローすることができるため、顧客満足度が向上しました。

インターネットFAXで海外からのFAX送信料が激減

編集プロダクションを経営するSさん。

出版業界は旧弊を引きずっており、メールよりもFAXが珍重されています。

今でも出版社とやり取りするカラー原稿がFAXで送受信されており、通信コストやデータ管理面で課題になっていました。

また、旅行雑誌の場合、海外の取材先から原稿をFAXしなければいけなくなるばかりか、確認のための国際電話が必要になります。

コストや情報アクセスの利便性の低さが問題となっていました。

それを改善するために、インターネットFAXを導入しました。

インターネットFAXなら、いつでもどこでも簡単に高品質なカラー原稿を送受信することができます。

これまで通信コストが課題となっていたFAXの送受信は、インターネットFAX機能を活用し、PCからインターネット経由でドキュメントを送受信する方式に変更しました。

FAXの度にかかっていた通信費が大幅に圧縮され、少コスト化を実現しました。

さらに、PCで文書の送受信を行うことで、管理運用面での問題も解決。業務の効率アップにつながりました。

インターネットFAXの導入で受注確認を正確に行えるようになりました

食品加工

弊社は食品製造業です。主に魚の加工を得意としています。

既存取引先は早く注文を確定させ在庫確保した上で、生産スケジュールを決定したいので、その連絡用のFAXが届いたかどうかの確認電話が頻繁にあります。

しかし、発注受付部署と私が所属する営業部は別の建物にあるため、FAXが届いたかどうかはその場で確認はできません。その都度、受付部署に出向き、FAXを確認しなければいけませんでした。

さらに、外出先だった場合は悲劇です。わざわざ受付部署に電話をして、FAX受信の確認をしなければならず、本当に不便な思いをしていました。

しかし、インターネットFAXを導入してからは、外出中でも手元のスマホで簡単に確認できるため、大変便利です。

また、メーカーへの在庫確認や発注いただいた書類に不備や記載ミスがあっても、その場で修正できるため、発注フローが劇的に改善されました。

弊社も顧客も外注先もみんな満足しています。

インターネットFAXで保存書類が激減

オフィス書類

取引先から送くられてきたFAXは、すべてコピーを取って保管することが社内ルールでした。

インターネットFAXはPDFで受け取ることができるので、そのままハードディスクに保管ができます。

当然、コピーをする手間は不要です。紙で保管することもなくなるのでコストカットにもなりましたし、スペースもいらなくなりました。

PDFデータなので、一括管理やセキュリティ管理もできるので社内体制も強化されました。

総務部としては大変嬉しいサービスです。