インターネットFAXのデメリット

既存の固定FAX機のデメリット

なにかとトラブルが付きものだった固定のFAX機。

特に「外出先からでは確認することができない」という、時間と場所の制限が最大の問題点でした。

また、紙1枚なので、紛失のリスクも無視できなかったでしょう。

送信側は「送った」と言うものの、受信側は「受け取っていない」と言い張る。

送信内容の重要性によっては、大きなトラブルになることもありました。

このデメリットを解消したのがインターネットFAX

このような既存の固定FAXの問題点を解消したのが、インターネットFAXだったのです。

インターネット環境さえあれば、いつでも、どこでもFAXが確認できますので、タイムリーな対応が可能になります。

その上、そのすべてをeメールで送受信するので、決定的な証拠が残ります。

「送った」「受け取っていない」の不毛な論争の必要もなくなったのです。

インターネットFAXのデメリット

このようなメリットが多くあり、多数の法人および個人に愛用されているインターネットFAXですが、まったくデメリットがないわけではありません。

具体的には、以下のようなデメリット・リスクが存在しています。

インターネット環境が必須

メールの見落としリスク

誤送信リスク

送ったことで安心してしまうリスク

紙で受信したFAXに返送する場合はスキャンしてPDFにする必要がある

FAX送信に時間がかかる場合がある

インターネット環境が必須

インターネットFAXは固定のFAX機とは異なり、電話回線を使用していません。

サービス名の通り、インターネット回線を利用してFAXの送受信を行うため、インターネット環境がない場所ではすべてのサービスが利用できなくなります。

特にスマホで送受信をする場合は注意が必要です。

都市部であればまず問題ありませんが、海や山のレジャーに行った際は、今でも圏外になることがあります。

電波が届かない場所では、メールの送受信が行えないので、必然的にインターネットFAXも使えなくなります。

時間や場所の制約がなく、いつでもどこでもファックスを使えることがインターネットFAXのメリットですが、場所によっては利用できないケースがあることを理解しておく必要があります。

メールの見落としリスク

ビジネスでは毎日、数百通のメールをチェックすることも決して珍しくないでしょう。

それだけの量のメールを処理することになれば、見落としが発生しても不思議ではありません。

インターネットFAXの受信はすべてeメールで行うので、その中に紛れてしまい、大事なFAXをチェックし忘れていまう・・・という恐れがあるのです。

また、ごく稀にインターネットFAXの通知メールが、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている場合もあります。

そのために重要なFAXを見落としてしまうリスクがあるので、全てのファイルを確認しておく習慣を付けた方がベターです。

さらに、受信側のメールボックス容量がなくなると、メールを受け取れなくなるという事態も十分に考えられるので、とにかくメールの管理を徹底しなければいけません。

送ったことで安心してしまうリスク

これは固定のFAX機でも同じですが、相手にきちんと届いたのか確認できないというデメリットがあります。

固定のFAX機の場合は、念の為、電話をして受信を確認してもらっていた人も多かったと思いますが、インターネットFAXはメールの送信ボタンを押すだけで、ほぼ間違いなくFAXが送信されるという安心感から、その確認を怠ってしまいがちです。

メールソフトも完全ではありません。なにかの間違いがあるかもしれないのです。

自分ではメールを送ったつもりであっても、届いていなかったという事態は十分に考えられることです。

大事な書類をFAXする場合は、念には念を入れ、相手側に受信の確認した方がよいかもしれません。

誤送信リスク

いくら精度の高いインターネットFAXでも、宛て先の指定を間違えれば、違うところにFAXが届いてしまいます。

メール送信の際の宛先を選ぶ要領でFAXの送信先を指定します。

PCの場合、数回のクリックだけ、スマホやタブレットの場合は数回のタップだけで送り先が選べてしまいますが、その手軽さゆえに間違いがおこりやすいのです。

重要な書類を誤送信すると大きなトラブルになる可能性があります。

インターネットFAXを使う場合は、しっかりと宛て先を確認しなければいけないでしょう。

紙で受信したFAXに返送する場合はスキャンしてPDFにする必要がある

紙で受信したFAXをそのままインターネットFAXで返信することはできません。

もし紙のFAXをインターネットFAXで返信するのであれば、一度スキャンして、PDF化して、それをインターネットFAXで送り返す必要があります。

スキャンの上、PDF化するという手間がかかってしまうのは、やや面倒だと思います。

FAX送信に時間がかかる

FAXを送信してから、その送信を知らせるメールを受信するまで、時間がかかる場合があります。

送信データの容量や通信環境にもよりますが、送信通知が10分以上かかるケースもあるようです。

それでもインターネットFAXのメリットが上回る

 

このように、インターネットFAXにはいくつかのデメリットが存在していますが、どれも致命的な欠陥ではありません。

使う人のスキルや注意によって回避できるような問題ばかりです。

それよりも、このデメリットを再確認することによって、むしろインターネットFAXの優位性が浮き彫りになったとさえ言えるような気がします。

インターネットFAXを使う上での問題は殆どないと言えます。

心配することなく、既存の固定FAX機から、インターネットFAXに乗り換えてみてください。

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efaxは使い方も解約も簡単なので、まずはトライアルとしてお試ししてみてはいかがでしょうか。