会社でインターネットFAXを使う

社員インタビュー

インターネットFAX利用者の声

「インターネットFAXを導入したことで、取引先とのコミュニケーションがスムーズになり業務が効率化できました」

そう話すのは、化学系商社として多数の化学商品を取り扱っている業界中堅クラスのA社。

知名度は業界でもそこそこあり、オフィスもおしゃれな雰囲気で パソコンやスマホ、タブレットの使用機会は増えてきているものの、既存取引先のやり取り、特に商品の受発注や見積書に関しては未だFAXがメインのままです。

新規取引先の企業は、与信の関係で登記のコピー提出が必要です。

原本郵送を必須としているものの、まずは時間と手間がかからないFAXを使って、一時的に送られる方が圧倒的に多いのが現実です。

メールでやり取りするなどの方法もありますが、化学業界は古い文化。

昔からFAXでのやり取りが多く、相手がまだ使っているからと合わせるケースが多いです。
 

「お客様をお待せすることがなくなりました」

既存の取引先は早く注文を確定させて、在庫を確保し、生産スケジュールを決定したいので、先方からFAXで発注をいただき、FAXが届いたかどうかの確認電話が多々あります。

しかし、発注受付部署と営業部は別々にあるため、FAXが届いたかどうかはその場で確認はできませんし、緊急性を要する場合はメーカーに発注できる数量かどうかも確認しなければなりません。

このため、お客様を待たせてしまうことが多く、ご不便をおかけしてしまい、心苦しく思っていました。

しかし、インターネットFAXを導入してからは、営業が外出中でも確認できるため、メーカーへの在庫確認や発注いただいた書類に不備や記載ミスがあっても、その場で修正や確認をお願いでき発注フローが改善されました。

「本人確認書類の保管がとっても楽になりました」

今までは、取引先から送くられてきたFAXはコピーを保管していました。

しかし、インターネットFAXはPDFで受け取ることができるので、コピーをする手間もなくなり、紙で保管することもなくなるのでコストカットにもつながりました。

PDFデータですので、一括管理やセキュリティ管理もできるので社内のコンプライアンス体制も強化されました。

「安価で商品ごとにFAX番号を持つことができます」

弊社の場合、多くの商品を扱っており、申込みの方法はそれぞれ異なります。それをひとつの注文書で管理することが非常に面倒だったのです。

しかし、総務部の発案により、複数のインターネットFAX番号を持つようにして、商品や取引先で番号を分けて管理するようにしました。

発注漏れやメーカーへの在庫確認もスムーズになり、FAX本体を用意する時間やコストを省けて非常に業務が効率化できています。
 

インターネットFAXで業務効率化を実現した事例

木村さん

外出の多いビジネスマンの場合

木材卸の営業をやっているAさん。

Aさんは都内から北関東エリアが担当のため、東京から栃木、群馬、茨城と外出することが多々あります。遠方への営業が多いため、直行直帰も多く、なかなかオフィスにいることはできません。ひどいときには、1週間もオフィスを空けてしまうことがありました。

そんなAさんにとっての仕事上の悩みはFAXのやり取りです。

急いで確認したい受注のFAXなどでも、遠方への外出が多いため、帰社するまで確認することができません。

電子メールでやり取りできる取引先は最近使い始めたiPhoneで確認できるのですが、小さな工務店なども多く、見積り書にはFAXを利用することが圧倒的です。

そのため、FAXを廃止することができないのです。

工務店からの発注にタイムリーに反応できず、最悪の場合、納期に間に合わないなどというケースもあり、クレームになってしまったこともあったそうです。

このままでは顧客の信頼を失ってしまう。

社内でも危機感を持つ人が多くなりました。

そして、取引先とのやり取りを改善にするために、iPhoneでFAXが送受信できないかと探して見つけたのがインターネットFAXでした。

中でもefaxは、本社のある東京(03)の市街局番が選べるたので、それが導入したポイントでした。

既存FAX番号が使えるため、すべての取引先に新しいFAX番号を告知する必要がなく、取引が中断される心配はありません。

お試しとして、最初の30日間は完全無料で使えたので、物は試しにという感覚で使ってみました。

実際に使ってみた感想は、インターネットFaxを使うとファックスをEメールとして受け取ることができるので、フォルダに分けて管理ができる上に、受信Faxの整理がかなり効率的にでき、さらに後から検索することも容易になりました。

予想以上に業務が効率化でき、内勤の事務職員の手間も大幅に削減できそうです。

小さな企業で事務員も少ない会社ですが、業務改善が進み取引先の対応が効率化され個人の営業成績も伸びているそうです。