ネットFAXは「一斉送信」でコスト削減が実現できます

インターネットFAXの一斉送信機能

インターネットFAXのメリットのひとつに「一斉送信」があります。

電話回線を使っていた従来のFAXは、同じ内容を送信する場合でも、都度相手のFAX番号を入力し、個別に送信する以外に方法はありませんでした。

かなり面倒くさい作業です。

しかし、インターネットFAXはこの点で進化しています。

インターネットFAXは、Eメールを使って、インターネット回線経由でFAXを送信します。

つまり、Eメールの機能がそのまま使えるわけです。

もっと具体的に言えば、Eメールの「BCC(CC)」の機能が使えるのです。

沢山の宛先を設定しておき、送信ボタンを1回押せば、すべてに同じ文面が送信されるのがBCC(CC)機能ですが、これがFAXでも使えるのです。

一斉送信でFAX料金が節約できる

従来のFAXは、同じ内容を送信する場合でも、個別にFAX送信するしかなかったため、必然的にその分の通信料金が発生してしまっていました。

相手が海外だった場合には高額の送信料金を請求されることもあったでしょう。

しかし、インターネットFAXなら、その心配はいりません。

EメールのBCC(CC)機能を使い、送りたい相手先を同時に複数設定してしまえばいいのです。

この場合、送信料金が削減できる場合があるのです。

特に「顧客に一斉送信をする機会がある会社」や「FAXDM発送会社」などはコスト削減効果が期待できるでしょう。

インターネットFAXはPDF化されて送信される

インターネットFAXは、送りたい内容をEメールを使い、添付ファイルして送信します。

受信する場合も同様で、届いたメールにファイルとしてFAXが添付されています。

送受信のいずれの場合も、添付ファイルがFAXの内容になるのです。

この添付ファイルの形式は、ワードやエクセルやパワーポイントといったマイクロソフトのオフィスソフトをはじめ、画像ファイルのJPGやGIFなど、一般的に使われている形式が対象になります。

これまでのFAXは、送受信いずれも「紙」でしたが、インターネットFAXは「添付ファイル」を使ってFAXの送受信をすることになるのです。

要は、Eメールでの添付ファイルで送受信することができるため、外出先のノートパソコンやスマートフォン、タブレット端末などでも対応が可能。

外出先でFAXの送受信をしたい場合、ノートパソコンやスマートフォンなどでEメールが使えるようにしておけばOKです。

Eメールは、会社のメールアドレスだけでなく、Gmailやヤフーメールなどのフリーメールでも問題ありません。

ただし、エクセルやワード形式の場合、注意が必要です。

ファイル作成の段階で改ページ機能を使用していないと、区切りが表示されない可能性があります。

無駄な改ページを減らすため、まずはPDFファイルに変換してから送るのがおすすめです。

まとめ

これまでは個別で送信するしかなかったFAXを一斉送信するという方法は画期的ではないでしょうか。

それにより、作業時間だけでなく、コストも削減できるのであれば、導入しない手はないと思います。

特に、同じ内容を複数の相手に送る業務がある会社などにはおすすめです。

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