インターネットFAXをSOHO、個人事業主で活用する

ビジネスFAX

SOHOや個人事業主のインターネットFAX活用法

最近はテレワークの普及などもあり、大企業では社員個人個人にインターネットFAXを与える傾向にあるようです。

電子メールが全盛とはいえ、大企業においても、未だにFAXでのコミュニケーションを完全になくすことはできないのです。

これまでは、会社に届くFAXが遠隔勤務の障害になっていましたが、インターネットFAXの番号を個人に渡すことで、顧客とのリレーションを強化し、かつタイムリーにしているのです。

これにより、社員が毎日出勤する必要はなくなり、業務が効率化できています。

結果的にコスト削減や社員の離職率定価にもつながっている事例もあるようです。

しかし、インターネットFAXは決して大企業だけのものではありません。

むしろ、個人や中小企業でこそ、本当の価値を実感できると思います。

インターネットFAXをSOHOや中小・ベンチャー企業で利用する場合の5つのポイントをご紹介します。

実際に活用することをイメージして導入を検討してみてください。

省スペース&雑音カット

自宅や共同オフィス、レンタルスペースをオフィスにしている場合、FAX複合機を設置することは現実的ではありません。

まして、カフェなどで作業をするノマドワーカーの場合は、FAXの設置自体が無理でしょう。

FAX専用機はもちろん、FAX複合機であっても、それなりの場所を取ってしまいます。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、PCやスマホ、タブレットがあるだけでOK。FAX機の場所は取らないため、オフィスのスペースを有効活用できます。

また、他の人がいる環境で、FAXの受信音は迷惑になることがあります。

電話のような着信音がオフィス内に響き渡るのは、さすがに迷惑です。

しかし、インターネットFAXなら、まったくの無音。

誰にも迷惑をかけずにFAXの受信ができるのです。

情報漏洩リスク

共同オフィスでのFAX受信は、情報が漏洩するリスクがあります。

知らない間にFAXが送られてきていて、数日間気付かず、その内容がまわりの人に漏れてしまう。

もし同じオフィスにいる同業他社に自社の貴重な情報が漏れてしまえば、大きな損失につながる恐れがあります。

中小・ベンチャー企業や個人事業主であっても、見積書、発注書、注文書など、正しく管理すべき情報は沢山あります。

FAXで送られてくる情報といえども、しっかりと管理する体制を整備しなければいけません。

個人情報が漏洩してしまえば、訴訟になり、莫大な保証を求められることさえあるのです。

コストカット

インターネットFAXを活用すれば、FAX機器の代金はもちろん、メンテナンス代、紙代、インク代、電話回線代が不要になります。

中小・ベンチャー企業経営者や個人事業主は、少しでも利益を上げるために、無駄なコストは削減したいと考えるでしょう。

しかし、FAXに関連する経費は意外に見過ごされています。

なにも考えずに、FAX複合機を設置してしまっている経営者は意外に多いのです。

固定のFAX機をインターネットFAXにするだけで、年間数十万円の経費節減になります。

とりわけ、立ち上げ期の企業には嬉しい選択になるでしょう。

データ管理

データ管理

個人情報保護が厳しくなっている昨今、個人で事業を展開される場合、情報管理をどう行うべきかは重要な経営課題になります。

インターネットFAXであれば、メールで送受信されるので、データ管理は格段に容易になります。

紙のFAXの場合、届いたかどうかもわからなくなってしまうことがありますし、届いたFAXをすべて保管しておくのも大変です。

廃棄する場合にも、リスクがあるので、シュレッダーなどで漏洩を防止する必要も出てきます。

しかし、インターネットFAXであれば、PCソフト内にすべて残しておくことができますので、セキュリティ面もバッチリな上に、いつでも検索ができるので、過去の情報を容易に見つけ出すことができます。

紙とデータでは、安全性や利便性での差が歴然です。

外出先から確認できる

個人事業主やオフィスに従業員がいない会社の場合、誰もいないオフィスにあった連絡をどう繋ぐかが課題になると思います。

電話は転送できますし、最悪は留守番電話があります。

しかし、FAXは紙なので、そうはいきません。

ただ、インターネットFAXなら、ネット環境さえ整っていれば、いつでもどこでもFAXを送受信が可能なので、すばやく内容を確認することができます。

タイムリーな対応ができるようになるので、顧客からの信頼を勝ち取ることができるでしょうし、なにより意思決定が早くなるので、ライバル企業との競争においても優位になるでしょう。