インターネットFAXの本当の利点

インターネットfaxの最大の特徴はペーパーをPDFにして電子メールで送れることでしょう。

インクやトナーなど消耗品の負担がなくなるので、経費節減が進むため、あらゆる企業でインターネットFAXでの乗り換えが進んでいると言われていますが、決して便利な件ばかりでないことも頭に入れていく必要があるでしょう。

僅かとはいえ、インターネットFAXにはデメリットもあるのです。

インターネット環境が必須

インターネットFAXはインターネット回線を利用していますので、ネット環境(WIFI含む)がなければ利用できません。

ネット環境がなければ、メールの送受信ができないので、インターネットFAXも機能しないのです。

「いつでもどこでも」を謳い文句にしていますが、場所によっては利用できないということを把握しておかなければなりません。

特にゴルフ場などは、スマホでもインターネットがつながらないことがあるので、こうなるとお手上げになります。

他のメールに埋もれるスルーされる

インターネットFAXは電子メールにPDFが添付されたかたちで届きます。

もし、大量に受信メールがあった場合、せっかくのインターネットFAXを見過ごしてしまうかもしれません。

また、インターネットFAXのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性もないとはいえないので、この点も懸念されます。

さらに、要領に制限があるメールシステムの場合、受信側のメールボックスの容量がなくなると、せっかくのメールを受けられなくなることも想定されます。

着信および開封確認ができない

通常のメール同様、メールの受信および開封の確認できないというデメリットがあります。

これは紙のFAXでも同じですが、送信したつもりであっても、届いていないということはあり得ますので、重要な書類を送る場合は必ず相手側に電話をするなどして、到着の確認する必要があります。

誤送信のリスク

メールの宛て先を間違えると別のFAX番号に届いてしまいます。

送り先の間違いは、既存FAXでも同様のリスクがあるので、インターネットFAXだけの問題ではありませんが、メールの宛先は意外に間違いやすいもの。

特にビジネスにおいては、書類の誤送信は訴訟になりかねない重大な問題となる可能性をはらんでいます。

くれぐれもインターネットFAXを使う際は、送信先の確認が必須になります。

インターネットFAXのコストメリット

一般的なインターネットfaxは月額1,000円程度の基本料金に送受信の費用が従量課金制でかかってきますが、中にはほとんどの送受信を基本料に含んでいるところもあるので、現実には多くの会社が1,000円でfaxを使っているというのが実態でしょう。

一方、既存のFAXは、電話回線の回線料だけでも1,000円を超え、さらにトナーやインクなどの消耗品もコストとして計上されてくるため、おそらく5,000円弱の費用を負担しなければならなくなるでしょう。

これは自分だけでなく、相手にも発生するので、結構な無駄なお金が出費として出ていってしまうことになるのです。

インターネットfax以外にも、パソコンでfaxの送受信する方法もありますので、これもコスト削減の手段として認識しておく必要があるのではないでしょうか。