インターネットFAXの意外な使われ方【業務効率化の方法】

NPO法人でのインターネットFAX活用法

近年、社会の成熟に伴って、営利を追求しない組織体が多くなってきました。

社会貢献活動やボランティア活動などを行っているNPO法人がそれに当たります。

NPO法人は日本各地にあり、組織の規模も活動内容も様々ですが、利益を追求しないだけに、その運営は決して楽ではありません。

2011年の東日本大震災後、善意により多くのNPO法人が組織されましたが、そのNPO法人も人や物が足りていないというのが現実です。

そのため、拠点に人が常駐しておらず、連絡もままならないといった問題点を抱えています。

NPO法人はボランティア活動などで外出することも多く、事務所にFAXを持っていても、外出していればタイムリーにFAXの内容を確認することができないのです。

また、FAXの送信でも同じことが起きています。

特に遠方に出張している際にFAXを送る必要がある場合などは、仕方なくコンビニファックスを使ったりしていると思います。

被災地などとの連絡は未だにファックスを必要とする場合も多いので、活動の中心が屋外にあるNPO法人は、FAXの問題に悩むことになるのです。

さらに、運営資金の多くを補助金や助成金、さらに寄付などに頼っているNPO法人は、新規に番号を取得したり、ファックス機を購入するのも大変です。

公金を使うので報告義務があったり、場合によっては横領を疑われてしまうリスクがあるのです。

FAXを導入するだけでNPO法人にはそれなりの負担がかかるのです。

そんなNPO法人には、インターネットFaxが役に立つのです。

インターネットFaxなら外出先にいてもPCやスマホでFAXを送受信できるので、出先でも安心して使うことができます。

さらに、インターネットファックスなら月々の料金だけで、格安に安心して使うことができます。

人とお金に問題を抱えているNPO法人にこそ使ってほしいのがインターネットFaxなのです。

 

インターネットFAXを町内会活動に使う

町内会活動やマンション内の自治活動は面倒な仕事です。

しかも、都市部では人間関係が希薄になっていますので、連絡をするのも一苦労ではないでしょうか。

未だに回覧版や掲示板が活用されているものの、細かい連絡は人から人への連絡に頼らざるを得ないのが実態だと思います。

町内会活動やマンション内の自治会は、その性格と立場から近隣の役所や公共機関からの仕事を肩代わりするということも多いので、役員になった人の負担は意外に多いのです。

また、役所や公共機関からの連絡手段が問題になることもあります。

具体的に言えば、役所や公共機関は今でも連絡手段がFAXなのです。旧態依然とした組織なので、電子メールに切り替えることができず、今でもFAXで連絡をしてくることが多いのです。

家庭にFAXがあればいいのですが、FAX機が設置されていない家庭の場合、役所からの連絡用にわざわざFAXを買わなければいけないという事態になることもあります。

そんなときに使えるのがインターネットFaxです。

インターネットなら電子メールでFaxが受け取れます。

多くのインターネットFAXサービスは、受信アドレスも複数設定可能なので、一つの町内会内の役員何人かで同時に受信するように設定することもできるでしょう。

役所からの連絡以外では使わないファックスもインターネットFAXにして複数名で共有すれば、大幅はコスト削減が可能になります。

また、特に地方において、大きな社会問題になっているのが、高齢者の孤立です。

町内会でできる対策として、安否確認代わりのインターネットFAXによるメールマガジンなども有効になると思われます。

 

選挙活動でインターネットを使う事例

定期的な周期で行われるのが、各種の選挙です。

立候補者は、事務所の候補地選定、スタッフの人選、オフィス備品のレンタル、印刷物の発注から各種工事の手配、インフラの整備など、いろいろな作業を消化する必要があります。

その際に問題になるのが「コスト」です。いかに無駄な出費を抑えるかが当選に直結すると言っても過言でないため、効率のよい運営が求められるのです。

通信費の面で、その一助になりそうなのが、インターネットFaxです。

インターネットFaxであれば、NTTの回線料もFAX機も不要です。さらに、迷惑ファックス防止にも有用です。見る必要のないFAXは削除すればいいだけで、受信代やコピー用紙代が無駄になりません。

また、月額固定料金で使えるサービスなので、準備期間の短い選挙戦において、すぐ使えて、終わればすぐに解約できるインターネットFaxは最適なサービスと言えるでしょう。

さらに、いつでもどこでも送受信できるため、選挙運動期間中でも相手先から送られた書類はすぐに手元のスマホで受け取れます。

選挙関連の重要書類は、すぐに参照できるようにしておきたいもの。

受信の度に書類をドロップボックスなどのクラウドストレージにアップしておけば、いつでも参照が可能になります。

ペーパーレスなので、多くの書類のファイリングに悩まされることもなくなりますので、事務員の作業を軽減することもできます。

IT時代の選挙戦を戦い抜くために、インターネットFaxで経費削減と業務効率化の両方を手に入れることが重要になるのです。