インターネットFAXを不動産・薬局・介護施設で使う事例

インターネットFAXは、主にビジネスシーンで、その効果を発揮します。

Eメールが全盛ですが、技術的な信頼性の問題やなりすましのリスクもあり、重要な文章はメール以外の方法でやり取りをするという習慣が残っているのが現実と言えるでしょう。

Eメール以上、郵送未満のコミュニケーションでは、まだまだFAXを使う場面は多く、これを完全に無くすことはできないでしょう。

そんなFAXを効率的に活用している事例をご紹介します。

不動産業者のインターネットFAX活用事例

インターネットが普及している現在、不動産(物件)情報はスマホがあればすぐに検索できます。

利用者側にはとても便利で使いやすい環境が用意されていますが、業界内はまるで逆で、不動産業者間の情報交換や契約書などの書類はまだまだFAXであることが多いというのが実態です。

不動産物件情報は鮮度が勝負。顧客の求めている物件をすぐに提供できるかで契約の成否が決まります。

ある日の外出中に「いい物件が出た」と店舗スタッフから電話がありました。

すぐに「あのお客さんの条件にピッタリだ」と思ったものの、外出中なので詳しい情報まではわかりません。

「こんなときFAXがあれば、すぐに物件情報が見られるのに・・・」と思うでしょう。

外出先でも対応できるのがインターネットFAXの利点

そこでインターネットFAXなのです。iPadなどのタブレット端末やスマホがあれば、店舗にある物件情報がすぐに見られます。これなら、容易に顧客への説明ができるでしょう。

また、PDF編集機能があるアプリを使えば、図面の編集も簡単。文字を書き込んだり、トリミングも可能です。

さらに、図面をドロップボックスやGoogleDrive,Sugar Syncなどのクラウドストレージにアップしておけばいつでも再利用できる上に、物件の管理が容易になります。物件ごとのフォルダに内覧時の写真や動画も一緒に上げておけば、簡単に物件リストが完成です。

ペーパーレスなので、もう書類のファイリングに悩まされることもなくなります。これらを顧客と共有することも可能なので、リアルタイムで物件情報が共有でき、もう顧客を取り逃がすことがありません。

作業効率が上がり、外出先でも店舗にいるのと同じ作業ができます。

調剤薬局のインターネットFAX活用事例

大きな病院の近くにある薬局への不満の第1位は「待たされること」だそうです。

そんな薬局の課題は「お客様を待たせない、逃さない」ことでしょう。

そこでインターネットFAXの出番なのです。

事前にFAXで処方せんを送ってもらっておけば、その後の処理は劇的に早くなります。これにより、患者だけでなく、薬局側の待ち時間が少なるくなるというメリットがあります。

高齢者にとってはFAXが信頼になる

また、ファックスでのサービスがあるということで、信頼性も高まります。

病院や患者からも素早い対応のできる薬局として認知され、評判も上がるに違いありません。

さらに患者のFAX番号を知ることができれば、直接連絡ができるので、ビジネスの機会を増やすことができます。病院を受診することが多い高齢者の方には、FAXでお薬の相談を受け付けたり、健康に関する情報を提供することもできます。

高齢者は、携帯電話やスマホを持っていない場合が多く、自宅にインターネット環境がない場合も多いので、FAXという通信手段は未だ有効です。

インターネットFAXを使って効率的に顧客との接点が持てれば、ビジネスのチャンスも増えるでしょう。インターネットFAXの使用料など、あっという間に回収できると思います。

介護福祉施設のインターネットFAX活用事例

介護福祉施設の運営の中では、今でもFAXが多用されています。介護福祉施設では役所関連からの連絡も多く、その手段がFAXということが多々あります。

またインターネットでの注文に対応するところが増えてきてはいるものの、まだ様々な備品の発注はFAXを使うことも多いものです。

それは介護福祉施設側の担当者がインターネットに慣れていないため、未だFAXが手放せないという事情もあるのでしょう。

しかし、従来のFAXでは効率化にも限界がありますので、是非、インターネットFAXで業務の効率化を目指してください。

インターネットFAXなら、FAXがメールで届くので、紙とインクを節約できる上に、席を立たなくてもメールと同じ処理でスピーディーに業務を消化することが可能になります。

また、介護福祉施設の経営者は、会議などで外出することも多いので、外出中に送られてきたFAXを見る場合、今までは施設スタッフに電話で確認してもらうことになっていたと思いますが、インターネットFAXなら事務員を経由することなく、そのままスマホなどで確認することができます。

インターネットFAXなら行政文書を安全に保管できる

さらにインターネットFaxの利点は、受信したFAXをデジタルデータとして保管できる点です。

行政機関などからのFAXは長期保管が原則になりますので、受信したFAXは適切に保存し、すぐに参照できるようにしておく必要があります。

しかし、紙のFAXではこれが大変です。

一方、インターネットFAXであれば、受信の都度、FAXをクラウドストレージにアップしておけばいつでも参照や再利用が可能になります。クライアント毎、カテゴリ毎に分けるなど、保管の工夫をすることにより、いつでもすぐに必要な情報が取り出せる環境を作り出すことができるというわけです。

インターネットFAXなら、完全なペーパーレスが実現できるので、たくさんの書類のファイリングに悩まされることもなくなります。

管理も断然容易になります。

参考情報:インターネットファックスのビジネス活用