インターネットFAX導入から得られるメリットとその実例

営業マン

外出の多いビジネスマンがインターネットFAXを使う

住宅販売会社の営業をやっているSさん。

Sさんは都内を中心にすべての関東エリアが担当のため、千葉、埼玉、栃木、群馬、茨城、山梨と出張することが度々ありました。

毎月15日以上は近県への出張で、殆ど事務所に戻れません。

自然と自宅から現場への直行直帰の勤務体系になってしまいます。

そんなSさんにとっての仕事上の最大の悩みは事務所に送られてくるFAXです。

急いで確認したいFAXであっても遠方へ外出していればそれは難しく、ほとんどの場合、帰社するまで確認することができませんでした。

直行直帰が続く場合、FAXを確認できるのが、3日後ということもあり、顧客や下請け業者からの評判は悪くなる一方でした。

その状況に取引先も配慮してくれ、なるべく電話やスマホで確認できる方法で連絡をくれるようになりました。

しかし、顧客には小さな工務店なども多く、見積り書にはFAXを利用することが圧倒的です。

そのため、どうしても、すべての連絡をスマホで完結することはできなかったのです。

インターネットFAXで機動性を確保

取引先との連絡の不便を改善にするために、スマホでFAXが送受信できないかと探して見つけたのがインターネットFAXでした。

インターネットFAXは多くのサービスがありますが、Sさんはその中でも最も口コミ・評判のよい「eFAX」を選択しました。

本社のある東京(03)の市街局番を選択できたことが導入の大きなポイントです。

他のインターネットFAXは市外局番が「050」になってしまうものもあります。それでは、取引先の工務店などから怪しまれてしまい、信頼を失うことになりかねません。

eFAXは30日間無料お試しが可能

また、eFAXなら、お試しとして最初の30日間は完全無料で使えたので、まずは試しという感覚で使ってみました。

実際に使用してみると、ファックスをEメールとして受け取ることができるので、フォルダに分けて管理ができ、受信Faxの整理がかなり効率的にでき、さらに後から検索することも容易になりました。

業務改善が進み取引先の対応が効率化され個人の営業成績も伸びているそうです。

そして、顧客や下請け業者からの評判もよく、人間関係もスムーズになっています。

インターネットFAXの導入をきっかけに、働き方自体が大きく変わるのです。

参考記事:インターネットFAX導入事例

商品受注のFAX申込みをすべてインターネットFAXへ移行

インターネットによるECだけではなく、今でもテレビ通販も活況を呈していますが、テレビ経由の注文はどうしても電話やFAXでの受注になるため、その処理作業は膨大になります。

テレビ通販は儲かるけど、手間が大変・・・というのが通販事業者の悩みでした。

そんな国内有数の通販っ会社が、インターネットFAXの導入により、通販のテレビCM直後に集中する1日1000以上枚のFAX受信の処理時間を380分から45分へ短縮することに成功しました。

A株式会社は、国内最大級の通販会社ですが、同社では、通販の購入申し込みなどを中心に毎月約3万枚以上(1000枚/日)のFAX受信を処理していました。

紙のFAXの受注処理はとても煩雑になるため、受注ミスは配送ミスが発生してしまい、大きなクレームになることもありました。

どうしても人が紙を処理するので、間違いが起こりやすかったのです。

インターネットFAXの導入でミスが激減

しかし、インターネットFAXによる受注体制に改めたところ、煩雑だった処理が劇的に改善され、従業員の業務負荷が激減しました。

残業時間も劇的に短縮され、従業員からの評判も上々です。

さらに、受注ミスなどのヒューマンエラーが解消されたことで、顧客満足度が向上しました。

さらに、A社を悩ませていたFAXシステムの障害が一切解消され、1日のFAX受信とその処理時間がそれまでの380分から45分になるなど、その業務改善効果は現場で高い評価を得ているといいます。

受注の方法のひとつであったFAXをデジタル化するだけで、業務全体が大きく改善され、さらにそれに伴って、従業員や顧客の満足度が向上しました。

インターネットFAXの導入だけで、ここまでの効果があるとは、導入を決断した担当者でさえも想像できなかった現象だったのです。