インターネットファックス導入でのコストを削減する方法

コストカット

物的に豊かになっている現代において、安くて品質のよい商品やサービスは巷に溢れています。

また、支持される商品・サービスがあれば、すぐに模倣され、コモディティ化するのが現代社会です。

それだけに企業が生き残っていくのは大変なことなのです。

大企業でも経営者が判断を間違えれば、あっという間に業績は悪化します。中小・ベンチャー企業であれば、倒産の危機に瀕してしまうかもしれません。

そんな厳しい環境の中、どの企業も利益を確保するために様々コスト削減に取り組んできました。

企業におけるコスト削減

企業活動では、あらゆる面でコスト(経費)が発生します。換言すれば、コスト(経費)は投資です。

コストを使って、それ以上のリターンが得られれば、事業は大きくなります。逆にコスト以下のリターンであれば、最悪倒産という事態になるのです。

企業にとって、資金は命です。

つまり、限度があり、決して無限に消費できるわけではないものです。

安くいい商品やサービスが乱立する現代社会では、あっという間に競争力を失っていきます。

そして、更に進化したサービスへと置き換わられていくのです。

企業を取り巻く環境は、日々厳しくなるため、競争を勝ち抜くためのコストが増大していきます。

つまり、企業は利益を残しにくい環境に置かれているのです。

そのために、経営者はいろいろな知恵を絞ります。なんとか利益を確保するために様々コスト削減に取り組んできました。あらゆる費用にメスを入れたため、今では人件費以外にコストを削減できる領域はないとまで言われています。

そのくらい、企業におけるコスト削減は徹底されているのです。

コストの種類

普段、「必要経費」と考え、当たり前に使っているコストについて再考してみましょう。

コストの定義は、「利益をあげるために必要な企業活動のすべての費用」ですが、これは3つに大別することができます。

オフィスコスト

通信費、コピー代、郵送代、家賃(ビルメンテナンス費)、事務用品費、OA機器代、器具備品代など

エネルギーコスト

電気代、都市ガス、ガス代、水道代などが該当します。
具体的には、「ガスや電気の契約プランを見直す」「LED照明に切り換える」「電気の使用状況が可視化できるパネルを設置する」「冷房は+2度、暖房は-2度に設定する」「未使用時のパソコン電源は必ずオフにする」などの対策が有効です。

オペレーションコスト

人件費、物流費、福利厚生費、研修教育費、交通費、カーリース代、などがこれに該当します。
「正社員から派遣社員に切り替える」「バイク便は使わない」「社内の飲み会ではネットの格安クーポンを活用する」「福利厚生をアウトソーシングする」「研修をネット動画切り換える」「タクシーは都度精算か事前仮払いにする」「通勤費は半年分支給にする」「自転車やジョギング通勤を奨励する」などが有効な対策となります。

オフィスコストの削減方法

オフィスコスト

「オフィスコスト」「エネルギーコスト」「オペレーションコスト」の中で最も即効性のある削減ができるのは「オフィスコスト」でしょう。

「エネルギーコスト」や「オペレーションコスト」は、法的な規制などから、価格の改定が難しかったり、簡単に上下させられない事情があります。

しかし、オフィスコストは、工夫次第でいかようにもできる性質があるので、どの企業においても、まずはここにメスを入れることが多いと思われます。具体的には以下のような施策が有効です。

■社内書類の電子化
■サーバーのクラウド化
■カラーコピーの不使用
■コピー用紙は再生紙を使用
■リサイクルトナーへの変更
■ネットバンキングの活用
■家賃の値下げ交渉
■郵送物をインターネットFAXでの送受信に切り換える
■固定電話回線のIP電話化
■携帯電話のプラン見直し

FAXでコスト削減

FAXコスト削減

しかし、多くの企業がオフィスコストを削減しようとしているにも関わらず、90パーセント以上の企業がコストカットに未着手の領域があります。

これが「FAX」の領域です。

FAXはメールが普及する前までは、当たり前のように使われていた通信手段でした。

しかし、ビジネスシーンでもインターネットが広がりを見せるようになったことで、FAXは主要な連絡手段ではなくなってしまいました。

今では、メールや無料通信アプリを使って、容易にコミュニケーションが取れるようになっているので、FAXを使わないことが増えてきました。

それでも完全に無くすことができないFAX

しかし、まったく使わないかと言えば、そうではありません。

今でも稀にFAXを使うことがあります。

特に通信販売の受注などでは、未だにFAXからの申込みが多くあるのです。

また、商品の受発注をこれまでの商習慣通り、FAXで行うという会社も残っています。

そのため、あまり使わなくなったFAXを完全に無くしてしまうことはできません。

使わないのに、一応設置してある。このようにFAXは、ちょっと面倒な存在になってしまっているのです。

そんな困った存在のFAXですが、実は、コストカットをする手段があるのです。

それも、今まで以上に便利にできます。コストを削減しながら、利便性も高められる。

そんなお得な方法があるのです。

多くの企業において、FAXはまだまだ必要であり、そのあり方を変えることはできないと思われていますが、インターネットの普及により、FAXの使われ方が大きく変化してきているのです。

インターネットFAXの活用

FAXの機能を残しつつ、コストを削減するには「インターネットFAXの導入」がおすすめです。

このインターネットFAXを使えば、簡単に「FAX」のコストカットができてしまうのです。

これまでのFAXは、そもそもFAX本体の用意しなければいけませんでした。

複合機を購入する場合もあれば、リースする場合もあるでしょう。

いずれにしても、かなりのコストが発生してしまっていたはずです。

また、ランニングコストもバカにならなかったのはないでしょうか。

インク・トナーにコピー用紙代。さらに定期的なメンテンナスに、紙詰まりなどが起こってしまえば、緊急の修理です。それ以外にも電話回線の費用が毎月発生してしまいます。

このように、既存のFAXはコストの塊だったのです。

しかし、インターネットFAXなら、これら多くの問題を解決できるのです。

インターネットFAXを導入することによるメリットは多岐にわたります。現在抱えているFAXに関するコストの問題がすべてが解決できると言っても間違いではありません。

インターネットFAXによるコスト削減

コスト削減

世界最大級と言われるインターネットFAXサービス「eFax」を導入した場合と、業務用のファックス機を使用した場合を比較してみましょう。

受信150枚、受信150枚の計300枚を使用した場合、eFaxは995円/月に対し、ファックス機の12,790円/月となりかなりの差額がでます。

年契約にするとさらに安くなり9950円(実質829円/月)でインターネットFAXを利用することが可能です。

現在、インターネットFAXを提供する会社は中小合わせて15社程ですが、価格的には、eFaxが最も優れているのではないでしょうか。

これまでの紙のFAXと比較した場合、毎月1万円以上の差があります。

年間にすると約15万円です。

このコスト削減は相当大きいはずです。

コスト面から見ても、これからはインターネットFAXが主流の時代がくることは間違いないでしょう。

FAXでコストを削減するポイント

1.FAX機の実機代が不要
2.メンテナンスが不要
3.インク代が不要
4.紙代が不要
5.回線料金が不要
6.電話回線の契約が不要

このように、インターネットFAXは、圧倒的にコストを削減できます。

さらに、FAX機を置く場所を無くすことができます。

都市部のオフィスなら賃料もバカになりません。忘れられがちですが、FAX機を置く場所にもコストが発生しています。

インターネットFAXなら、これも削減できるのです。

また、FAX機に関するすべての人件費も削除できます。

FAX機の故障や備品の手配など、総務部が担当していた業務を一切無くしてしまうことができるのです。

FAXは無くせないけど、コストは削減したいという希望をお持ちであれば、まずはインターネットFAXの導入を検討してみてください。