インターネットファックスをフリーランスや個人事業主が活用する方法

soho

フリーランスや個人事業主が抱える問題とは

最近は、企業という組織に属さず、個人の肩書で働く人が増えています。

ここで言う個人とは、SOHOのようなスタイルで働く人。言い換えると小さなオフィスで働くようなイメージです。

わかりやすく言えば、「ノマドワーカー」「在宅ワーク」のようなビジネススタイルです。

また、フリーランスで働く個人事業主の方もこの範疇に含まれると思います。

さらに、最近ではサラリーマンの「副業」が注目されています。

組織に属さない場合のFAX問題

SOHOのようなシェアオフィスで働く場合、困るのがFAXです。

送信はSOHOに設置してあるFAX機を使えばいいのですが、受信の場合、必ず自分が受け取れるとは限りません。

シェアオフィスの誰か他社の人に内容を読まれてしまう可能性があるのです。

ノマドワーカーと呼ばれるスタイルの場合も大変です。

普段はスターバックスなどのカフェで仕事をしているので、FAXの送受信ができません。

顧客から「FAX送ったけど見てくれました?」と言われても、外出先ではFAXの確認ができません。

一度、自宅に戻り、FAXを確認するしかありません。

当然、タイムリーな反応はできなくなります。

組織に縛られず、個人の機動性をウリにしているはずなのに、顧客からのFAXをタイムリーに確認できないのです。

これでは顧客からの信頼を失ってしまうかもしれません。

このように、組織に属さず、個人で働く人の場合、どうしてもFAXの処理という問題に行き着いてしまうのです。

おすすめなのが「インターネットFAX」

そこで注目されているのが、インターネットFAXです。

インターネットFAXを個人で利用する場合、大きく4つのポイントがあります。

実際に活用することをイメージして導入を検討してみましょう。

インターネットFAXは省スペース

レンタルオフィス

自宅や小さなレンタルスペース、共有スペース(SOHO)をオフィスにしている場合、FAX複合機を設置することは現実的ではありません。

FAX複合機は、それなりの大きさになるばかりでなく、コピー用紙やインク・トナーの在庫を置いておく場所も必要になります。

都心のオフィスは、机1つを置くくらいの極小スペースでも数十万円もします。

その単価の高いスペースにFAX複合機を置くとなれば、その場所代だけで、毎月数万円を払うことになります。

ただFAXを設置するだけで、数万円のコストがかかるなんて、さすがにもったいなですよね。

その分を別の支払に充当した方が合理的です。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、PCやスマホ、タブレットがあるだけで場所は取らずにスペースを有効活用できます。

オフィスを有効活用できますので、スペース的にも、コスト面でもかなりお得になるのです。

インターネットFAXでコストカット

前述の通り、FAXを設置すると、場所代がかかります。

これは見過ごされがちですが、かなりの無駄になります。

しかし、インターネットFAXを活用すれば、ファックス機代はもちろん、メンテナンス費用、紙代、インク・トナー代が掛かりません。

それらを在庫しておくスペースも有効活用できます。

そして、高性能な複合機をリースする場合のコストは高額になりますし、定期的なメンテンナス費用がかかり、紙詰まりなどがあれば、単発の修理代も発生します。

高額なリース代に、これらのコストが加算されるので、実は複合機は金食い虫なのです。

インターネットFAXなら、このような無駄なコストが掛からないので、小資本で事業を開始された方やベンチャー経営者にもおススメです。

毎月、千円程度でFAXの送受信ができます。

その他に必要となる費用は一切ありません。

既存のFAXとインターネットFAXでは、どちらがお財布に優しいか。

考えるまでもないのです。

インターネットFAXならデータ管理が容易に

データ管理

個人または小規模で事業展開をされる場合、情報管理をどう行うべきかが課題となることがあります。

最近は個人情報の保護に対する要求が高度化しています。

それは個人事業主やベンチャー企業であっても同様です。

規模が小さいからといって例外扱いされるわけではないのです。

もし、個人情報が漏洩してしまった場合、相当の賠償を求められることになります。

大企業であれば、なんとかなるかもしれませんが、個人事業主や中小・ベンチャー企業であれば、一発で倒産かもしれません。

それほど情報の管理はセンシティブなのです。

これまでの紙のFAXであれば、管理が煩雑であり、情報漏えいのリスクがつきまとっていましたが、インターネットFAXであれば、メールで送受信されるので、データ管理はもちろんセキュリティ管理も容易になります。

紙を紛失してしまうリスクは皆無になりますので、業務効率があがり、顧客満足度も向上させることができるのです。

煩雑だった作業が改善され、仕事がシンプルになれば、従業員は間違いのプレッシャーから開放されます。

それにより、残業は減るので、従業員は喜ぶでしょう。

また、経営側も無駄な人件費がカットできるので、悪い話しではありません。

インターネットFAXの導入による業務効率化は、いいことずくめなのです。

インターネットFAXなら外出時も確認できる

スマホでFAX確認

個人で事業展開されている場合、普段はオフィスにいないということがあると思います。

オフィスに電話番の人員を置くわけにもいきませんので、事務所に届くFAXはタイムリーに確認できません。

営業先から直帰しようと思っていたところに顧客から「FAX送ったので至急確認の上、返信してくれ」との電話が・・・

仕方ないので、一度オフィスに戻り、FAXを確認なんてことも現実にあるのではないかと思います。

しかし、インターネットFAXは、ネット環境が整っていれば、いつでもどこでもFAXを送受信が可能なので、すばやく内容を確認することができます。

届いたFAXにスマホから返信することもできるのです。

オフィスにいなくても、まるでオフィスにいるかのようにFAXの送受信ができるのです。

インターネットFAXなら、FAXでの連絡にタイムリーに反応できるので、顧客の信頼を獲得でき、業績が向上します。

おすすめのインターネットFAX

インターネットFAXにも、いくつかのサービスがありますが、一番人気なのは、やはり「eFax」です。

価格とサービス内容を比較した場合、最もコスパがいいのが「eFax」でしょう。

たまにしか使わないFAXにコストをかけるのは勿体無いので、なるべく安いサービスを選びたいですよね。

それなら「eFax」がおすすめです。

30日間の無料トライアルがあるので、まずは使ってみて、気に入らなければ簡単に解約することもできます。

まったくリスクなく、インターネットFAXを体験できるので、まずは気軽に登録してみてはいかがでしょうか。