インターネットFAXの使い方【既存FAXの問題点を解決する】

インターネットFAXの使い方

FAX機の使い方

Faxを送信する場合、機種によって若干の違いはありますが、基本的には原稿をセットして相手先のfax番号を入力してスタートボタンを押すという流れになります。

たったこれだけで自動的にFAXが送信され、情報を伝えることができるので、とても便利な機械ではあります。

一方で注意点もあります。

大きなトラブルになることもあるので、慎重に作業をしなければいけません。

原稿の取り忘れに注意

忘れてしまうことが多いのは、送信した原稿を取り忘れてしまうということです。

社内のFAX機や自宅のFAXなら問題ないかもしれませんが、最近使用する人が増えているコンビニFAXだと、原稿の取り忘れは致命傷になる可能性があります。

ビジネスの契約書や見積書など、秘匿性の高い原稿の場合、会社に大きな損害を与えてしまうかもしれません。

原稿の裏表を間違えないこと

また、送信する際原稿を裏表にしてしまうこともよくあるミスのひとつでしょう。

送り先から、「届いたfaxが真っ白なんだけど」とクレームの電話が入ることあります。

この場合、FAXの問題というより、送った人の注意力の無さが露呈してことによる信用力の毀損が問題になると思います。

FAX番号の入力間違いは危険

さらにFAXを送る際に注意したいのは、 FAX番号を間違えて入力しないということです。

メモリーに登録されているFAX番号を使う場合には問題ありませんが、その都度FAX番号を入力するという場合、意外に入力ミスが発生してしまうので注意が必要です。

FAX送付状を用意する

FAXを送る際に配慮したいのは、FAXに「送付状をつける」ということです。

この送付状があると、送られるFAXが何枚あるのか、またその内容がどんなものなのかということが一目瞭然になるのでFAXを受け取る側からすればとてもありがたいのです。

その際には送信側と受信側の会社名や個人名など基本的な情報を掲載しておくことが必要になると思います。

さらに送信日付も記載しておくと後々のトラブルが避けられるでしょう。

FAX後の確認電話

FAXを送った後は念のため確認の電話を入れると最も丁寧で確実に業務を遂行できると思われます。

また、その際は送ったFAXの中で読みにくい文字がなかったかどうかを確認しておくとトラブルを回避できることになります。

特にFAXで送る文字は鮮明になり読みづらくなることがあるので十分な注意が必要となります。せっかくFAXを送っても文字が読み取れなければ、それは全く無意味です。

中でも発注する商品の数やカタログ番号などが読みづらくなっており誤発注の原因となってしまえば、それはFAXという便利な機能の弊害となるばかりではなく、大きなトラブルの原因ともなるので絶対に注意をしておかなければいけないということになります。

FAXのトラブルを回避する方法

このようなトラブルを避けるためにはどうするべきでしょうか。

そのひとつの解決方法が「インターネットFAXの導入」です。

インターネットFAXであれば、原稿の取り忘れはありません。

すべて電子メールの中で完結しますので、秘匿性も確保されますし、原稿の裏表を間違えるという原始的なミスは発生する可能性がゼロになります。

また、文字は鮮明に移り読みづらいということはありませんし、送付状も添付でき、確実な情報伝達が実現できるのです。

これにより既存のFAXの問題点を解決することができます。

さらに、送信履歴が確実に残るので、送信によるトラブルを解決できるということになります。

このように今までのFAXの問題点を解決できるのがインターネットFAXなのです。

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インターネットFAX利用者の感想と口コミ

【59才/男性/企業経営】

IT化が進展している現代の企業現場においても、未だFAXでのやり取りはそれなりの比重を占めているものと思われます。
FAXを活用する状況は、決して弊社固有のものではなく、規模の大小を問わず、おそらく多くの企業で似たような環境にあるものと推察します。
今から30数年前、FAXが登場した時は便利な世の中になるというのが正直な感想で、本当に驚いたのを昨日のように思い出します。
ところが、技術の進歩は早いもので、ここ数年でインターネットFAXの存在を知りました。
これは昔にFAXを見たときの感情が再現されたようでした。
これまでのFAXとは違って外出先でもPCやタブレット端末、まらスマートフォンを使ってFAXの送受信が行えるのですから、FAXの概念を根本から変えてしまうような衝撃でした。
インターネットFAXがあれば、もう取り引き先を待たせてしまうという心配は全くありませんし、受信したFAX用紙を紛失してしまうリスクもなくなるわけです。
これは経営によってはとても重要なインパクトです。
インターネットFAXを導入してからというもの、圧倒的に業績が良くなっています。
これもインターネットFAXのお陰だと思っています。

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